Beheer het tekeningenregister en transmittals

Houd één register bij dat elke tekening vermeldt met nummer, titel en huidige revisie, en werk het direct bij zodra een nieuwe revisie binnenkomt, zodat het register altijd de werkelijke actuele stand toont.

Waarom: Het register is de enige bron van waarheid over wat de huidige tekening is. Als het achterloopt, denken al snel twee mensen zeker te weten dat zij de laatste versie hebben, terwijl slechts één van hen gelijk heeft.

Stuur elke tekening uit via een genummerde transmittal die vastlegt wat er is uitgegeven, aan wie, in welke revisie en met welk doel, en bewaar de ontvangstbevestiging.

Waarom: Een formele transmittal is het bewijs dat de juiste revisie op een bepaalde datum bij de juiste partij is aangekomen. Als een aannemer op een oude tekening bouwt, geeft de transmittal uitsluitsel over wie wat en wanneer heeft ontvangen.

Houd een actueel overzicht bij van welke partij welke revisie van elke tekening heeft, en bevestig bij het uitgeven van een nieuwe revisie dat deze iedereen heeft bereikt die met de vervangen versie werkte.

Waarom: Het uitgeven van een revisie is maar de helft van het werk, de andere helft is weten dat hij is aangekomen. Distributie bijhouden tegen het model en het register voorkomt dat een onderaannemer stilletjes doorbouwt op een vervallen tekening.

Markeer oude revisies als vervallen zodat duidelijk is dat ze niet meer gebruikt mogen worden, en rapporteer de status van het register zodat iedereen in één oogopslag ziet welke revisie actueel is en welke niet.

Waarom: Een vervallen tekening die nog actueel lijkt, is een van de meest voorkomende oorzaken van herwerk op de bouwplaats. Deze duidelijk buiten gebruik stellen, en de actuele stand rapporteren, zorgt ervoor dat er alleen naar de juiste revisie wordt gewerkt.