도면 대장 및 송부장 관리

번호, 제목, 현재 리비전으로 모든 도면을 나열하는 대장을 하나로 유지하고, 새 리비전이 나오는 즉시 갱신하여 대장이 항상 최신 상태를 정확히 반영하도록 한다.

이유: 대장은 현재 도면이 무엇인지에 대한 단일 진실 공급원이다. 대장이 뒤처지면 두 사람 모두 자신이 최신본을 갖고 있다고 확신하지만 실제로는 한 명만 맞는 상황이 벌어진다.

무엇이 누구에게 어떤 리비전으로 어떤 목적으로 발행되었는지 기록하는 번호가 부여된 송부장으로 각 도면을 발송하고, 수령 확인을 보관한다.

이유: 공식 송부장은 올바른 리비전이 특정 날짜에 올바른 당사자에게 전달되었다는 증거다. 어느 업체가 구 도면으로 작업하면, 송부장 기록이 누가 무엇을 언제 발행받았는지 판가름한다.

각 도면의 어느 리비전을 어느 당사자가 보유하고 있는지 실시간으로 파악하고, 새 리비전이 발행되면 대체된 리비전으로 작업하던 모든 이에게 전달되었는지 확인한다.

이유: 리비전 발행은 절반의 일에 불과하며, 나머지 절반은 그것이 실제로 전달되었는지 아는 것이다. 모델과 대장 대비 배포를 추적하는 것이 하도급업체가 조용히 폐기된 도면으로 작업하는 것을 막는 방법이다.

구 리비전을 폐기 상태로 표시해 더 이상 사용하지 않음을 명확히 하고, 어느 리비전이 유효하고 어느 것이 폐기되었는지 누구나 한눈에 볼 수 있도록 대장 상태를 보고한다.

이유: 여전히 최신처럼 보이는 폐기 도면은 현장 재작업의 가장 흔한 원인 중 하나다. 명확히 폐기 처리하고 현재 상태를 보고하는 것이 작업이 항상 올바른 리비전을 따르도록 보장하는 방법이다.