จัดการทะเบียนแบบและหนังสือนำส่ง

จัดทำทะเบียนเดียวที่ระบุแบบทุกแผ่นตามหมายเลข ชื่อ และฉบับแก้ไขปัจจุบัน และอัปเดตทันทีที่มีฉบับแก้ไขใหม่เข้ามา เพื่อให้ทะเบียนแสดงสถานะล่าสุดที่แท้จริงเสมอ

เหตุผล: ทะเบียนคือแหล่งข้อมูลเดียวที่บอกว่าแบบฉบับปัจจุบันคืออะไร เมื่อทะเบียนล้าหลัง จะมีคนสองฝ่ายที่มั่นใจว่าตนมีแบบล่าสุด แต่มีเพียงฝ่ายเดียวที่ถูกต้อง

ส่งแบบแต่ละแผ่นผ่านหนังสือนำส่งที่มีหมายเลข ซึ่งบันทึกว่าอะไรถูกส่งออก ถึงใคร ฉบับแก้ไขใด และเพื่อวัตถุประสงค์ใด และเก็บหลักฐานการรับไว้

เหตุผล: หนังสือนำส่งอย่างเป็นทางการคือหลักฐานว่าฉบับที่ถูกต้องถึงมือฝ่ายที่ถูกต้องในวันที่กำหนด หากมีช่างก่อสร้างตามแบบเก่า บันทึกหนังสือนำส่งจะชี้ชัดว่าใครได้รับอะไรและเมื่อใด

ติดตามแบบเรียลไทม์ว่าฝ่ายใดถือฉบับแก้ไขใดของแบบแต่ละแผ่น และเมื่อมีฉบับแก้ไขใหม่ออกมา ให้ยืนยันว่าถึงมือทุกฝ่ายที่กำลังทำงานตามฉบับที่ถูกแทนที่แล้ว

เหตุผล: การออกฉบับแก้ไขเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงาน อีกครึ่งคือการรู้ว่ามันถึงมือแล้วหรือยัง การติดตามการแจกจ่ายเทียบกับโมเดลและทะเบียนคือสิ่งที่ป้องกันไม่ให้ผู้รับเหมาช่วงแอบก่อสร้างตามแผ่นที่ถูกยกเลิกไปแล้ว

ทำเครื่องหมายฉบับเก่าว่าถูกแทนที่แล้วเพื่อให้เห็นชัดว่าเลิกใช้งาน และรายงานสถานะทะเบียนเพื่อให้ทุกคนเห็นได้ทันทีว่าฉบับใดยังใช้งานอยู่และฉบับใดตายแล้ว

เหตุผล: แบบที่ถูกแทนที่แล้วแต่ยังดูเหมือนเป็นฉบับปัจจุบันคือสาเหตุการทำงานซ้ำที่พบบ่อยที่สุดในหน้างาน การยกเลิกให้ชัดเจนพร้อมรายงานสถานะที่ใช้งานจริงคือสิ่งที่ทำให้งานเดินตามฉบับที่ถูกต้องเท่านั้น