ड्रॉइंग रजिस्टर और ट्रांसमिटल प्रबंधित करें

एक ऐसा रजिस्टर रखें जो हर ड्रॉइंग को नंबर, शीर्षक और मौजूदा रिविज़न के साथ सूचीबद्ध करे, और नया रिविज़न आते ही तुरंत उसे अपडेट करें ताकि रजिस्टर हमेशा सही मौजूदा स्थिति दिखाए।

क्यों: रजिस्टर ही यह बताने का एकमात्र सच्चा स्रोत है कि मौजूदा ड्रॉइंग कौन सी है। जब यह पीछे रह जाता है, तो दो लोग यह मान बैठते हैं कि उनके पास नवीनतम है, जबकि उनमें से एक ही सही होता है।

हर ड्रॉइंग को एक क्रमांकित ट्रांसमिटल के साथ भेजें जो यह दर्ज करे कि क्या जारी किया गया, किसे, किस रिविज़न पर और किस उद्देश्य के लिए, और प्राप्ति की पावती रखें।

क्यों: औपचारिक ट्रांसमिटल यह प्रमाण है कि सही रिविज़न सही पक्ष तक किसी निश्चित तारीख को पहुंचा। अगर कोई ट्रेड पुरानी ड्रॉइंग पर बनाता है, तो ट्रांसमिटल रिकॉर्ड यह तय करता है कि किसे क्या और कब जारी किया गया था।

हर पक्ष हर ड्रॉइंग के किस रिविज़न पर है, इसका लाइव अवलोकन रखें, और जब नया रिविज़न जारी हो, तो पुष्टि करें कि यह उन सभी तक पहुंच गया जो पुराने पर काम कर रहे थे।

क्यों: रिविज़न जारी करना केवल आधा काम है, दूसरा आधा यह जानना है कि वह पहुंचा या नहीं। रजिस्टर के मुकाबले वितरण को ट्रैक करना ही उपठेकेदार को चुपचाप पुराने शीट पर बनाने से रोकता है।

पुराने रिविज़न को निष्क्रिय (superseded) चिह्नित करें ताकि साफ दिखे कि वे अब उपयोग में नहीं हैं, और रजिस्टर की स्थिति की रिपोर्ट दें ताकि कोई भी एक नज़र में देख सके कि कौन सा रिविज़न लाइव है और कौन सा बंद।

क्यों: एक निष्क्रिय हो चुकी ड्रॉइंग जो अभी भी मौजूदा लगे, साइट पर रीवर्क का सबसे आम कारण होती है। उसे स्पष्ट रूप से निष्क्रिय करना, और मौजूदा स्थिति की रिपोर्ट देना, यह सुनिश्चित करता है कि काम हमेशा सही रिविज़न के अनुसार ही हो।