Изградете обща среда за данни (CDE)

В CDE дефинирайте статусните състояния: в процес на работа, споделено, публикувано и архивирано, и изградете структурата на папките.

Защо: Ако всеки чете и пише в собствените си копия, някой ще строи по заменен чертеж. Състоянията ви казват кое е безопасно за използване и кое е още чернова.

В настройките на CDE задайте на всеки участник функционална роля. Авторът създава и редактира информация в процес на изготвяне и я подава за преглед. Проверяващият я проверява за координация и качество и прехвърля приетата работа в споделената зона. Одобряващият упълномощава контейнер за публикуване - отговорното одобрение, преди той да напусне споделената зона. Четящият преглежда споделена и публикувана информация, без да я променя.

Защо: Това са отговорности в документния работен процес, а не длъжности. Един и същи човек може да е автор в собствената си специалност и само четящ в друга. Определянето кой заема всяка роля прави преминаването между статуси проследимо, а не анонимно.

Във Файлове на проекта заредете информационните контейнери: модели, чертежи и документи, и задайте на всеки неговия статус.

Защо: Контейнер без статус е капан, никой не знае дали е проверен, или просто оставен. Правилният статус позволява на следващия да се довери на файла.

В „Маршрути за одобрение" отворете панела за пробно изпълнение върху избрания шаблон за преглед. Той преминава през маршрута стъпка по стъпка и показва колко одобрения изисква всяка стъпка, дали маршрутът достига статус „одобрено" и евентуални предупреждения по проекта - всичко това без да се стартира реален работен процес.

Защо: Маршрут за одобрение, който никога не приключва, или изисква двама одобряващи там, където е трябвало само един, проличава едва когато в него заседне реална работа. Пробното изпълнение доказва, че процесът достига статус „одобрено", преди някой да прекара през него реален контейнер.

В Координация насочете обединяването на моделите към споделената зона, за да координира всеки спрямо един и същ набор.

Защо: Проверката за колизии спрямо частни работни модели намира колизии, които вече са отстранени, и пропуска тези, които не са. Споделената зона е единственият източник, от който всеки обединява.