Configurar o ambiente comum de dados

No CDE, defina os estados de estatuto: em elaboração, partilhado, publicado e arquivado, e trace a estrutura de pastas.

Por quê: Se cada um lê e escreve nas suas próprias cópias, alguém constrói a partir de um desenho substituído. Os estados dizem o que é seguro usar e o que ainda é um rascunho.

Na configuração do CDE, atribua a cada pessoa uma função operacional. O Autor cria e edita informação em elaboração e submete-a para revisão. O Revisor verifica-a quanto à coordenação e qualidade e promove o trabalho aceite para a área partilhada. O Aprovador autoriza um contentor para publicação, a validação responsável antes de sair da área partilhada. O Leitor consulta informação partilhada e publicada sem a alterar.

Por quê: São responsabilidades no fluxo documental, não cargos. A mesma pessoa pode ser autora na sua própria especialidade e apenas leitora noutra. Definir quem ocupa cada função é o que torna uma passagem de estado responsável em vez de anónima.

Em Ficheiros do Projeto, carregue os contentores de informação, modelos, desenhos e documentos, e defina o estatuto de cada um.

Por quê: Um contentor sem estatuto é uma armadilha, ninguém sabe se está verificado ou apenas colocado à espera. O estatuto correto é o que permite à pessoa seguinte confiar no ficheiro.

Em Circuitos de aprovação, abra o painel de Simulação sobre o modelo de circuito escolhido. Percorre o circuito passo a passo e mostra quantas aprovações cada etapa necessita, se o circuito chega a aprovado, e eventuais avisos de projeto, tudo sem iniciar um fluxo de trabalho real.

Por quê: Um circuito de revisão que nunca consegue concluir, ou que exige dois aprovadores onde bastava um, só se nota quando há trabalho real bloqueado nele. A simulação prova que o fluxo chega a aprovado antes de alguém fazer passar por ele um contentor real.

Na Coordenação, aponte as federações de modelos para a área partilhada para que todos coordenem contra o mesmo conjunto.

Por quê: Verificar colisões contra modelos de trabalho privados encontra colisões já corrigidas e ignora as que não estão. A área partilhada é a fonte única a partir da qual todos federam.