הקמת סביבת הנתונים המשותפת

בסביבת הנתונים המשותפת (CDE), הגדירו את מצבי הסטטוס - בעבודה, משותף, פורסם וארכיון - וקבעו את מבנה התיקיות.

למה: אם כל אחד קורא וכותב לעותקים שלו, מישהו בונה משרטוט שהוחלף. המצבים אומרים לכם מה בטוח לשימוש ומה עדיין טיוטה.

בהגדרת ה-CDE, הקצו לכל אדם תפקיד פונקציונלי. היוצר (Author) יוצר ועורך מידע ב'עבודה בתהליך' ומגיש אותו לבדיקה. הבודק (Reviewer) בודק אותו מבחינת תיאום ואיכות ומקדם עבודה מאושרת לאזור המשותף. המאשר (Approver) מאשר מכל למצב 'פורסם', חתימת האחריות האחרונה לפני שהוא עוזב את האזור המשותף. הצופה (Viewer) קורא מידע משותף ומפורסם מבלי לשנות אותו.

למה: אלה אחריות בזרימת עבודת המסמכים, לא תארי תפקיד. אדם אחד יכול ליצור בתחום שלו ורק לצפות באחר. קביעה מי מחזיק בכל תפקיד היא מה שהופך חצייה בשער לאחראית במקום אנונימית.

בקבצי הפרויקט, טענו את מכולות המידע - מודלים, שרטוטים ומסמכים - וקבעו לכל אחת את הסטטוס שלה.

למה: מכולה ללא סטטוס היא מלכודת - אף אחד לא יודע אם היא נבדקה או רק הונחה בצד. סטטוס נכון הוא מה שנותן לאדם הבא לבטוח בקובץ.

במסלולי אישור, פתחו את לוח 'הרצה יבשה' על ערכת הסקירה שבחרתם. הוא צועד במסלול צעד אחר צעד ומראה כמה אישורים כל צעד צריך, האם המסלול מגיע ל'מאושר', וכל אזהרות עיצוב, הכל בלי להתחיל זרימת עבודה אמיתית.

למה: מסלול סקירה שלעולם לא יכול להתפנות, או שצריך שני מאשרים היכן שהתכוונתם לאחד, נושך רק כשעבודה אמיתית תקועה בו. ההרצה היבשה מוכיחה שהזרימה מסתיימת במאושר לפני שמישהו מנתב מכל אמיתי דרכה.

במודול התיאום, כוונו את איחוד המודלים לאזור המשותף כך שכולם מתאמים מול אותה קבוצת מודלים.

למה: בדיקת התנגשויות מול מודלי עבודה פרטיים מוצאת התנגשויות שכבר תוקנו ומפספסת את אלה שלא. האזור המשותף הוא מקור האמת היחיד שכולם מאחדים ממנו.