ดูแลแคตตาล็อกผู้จำหน่ายและจัดซื้อจากแคตตาล็อกนั้น

นำเข้ารายการราคาของผู้จำหน่ายแต่ละรายเข้าสู่แคตตาล็อกของตัวเอง และรีเฟรชทุกครั้งที่มีราคาใหม่เข้ามา เพื่อให้ราคาที่ใช้ซื้อเป็นราคาที่ผู้จำหน่ายเสนออยู่ในวันนี้

เหตุผล: การซื้อจากรายการราคาที่ล้าสมัยคือสาเหตุที่แพ็กเกจเกินงบก่อนที่จะมีคำสั่งซื้อสักรายการออกไป แคตตาล็อกที่เป็นปัจจุบันช่วยให้ประมาณการและคำสั่งซื้อทำงานจากตัวเลขชุดเดียวกัน

สร้างตารางการจัดซื้อของโครงการและตั้งราคาแต่ละแพ็กเกจโดยตรงจากแคตตาล็อกผู้จำหน่ายที่เป็นปัจจุบัน เพื่อให้ทุกรายการมีราคาเสนอจริงแทนที่จะเป็นงบประมาณเผื่อแบบเดา

เหตุผล: การตั้งราคาซื้อตามแคตตาล็อกจริงเปลี่ยนงบประมาณเผื่อคร่าว ๆ ให้เป็นตัวเลขที่ผูกพันซึ่งใช้ยึดผู้จำหน่ายได้ และช่วยชี้ให้เห็นรายการใดที่ตลาดขยับตัวไปแล้วนับตั้งแต่ทำประมาณการ

ดึงรายงานต้นทุนที่ผูกพันและเทียบคำสั่งซื้อที่วางแล้วกับงบประมาณเผื่อที่ตั้งไว้ในประมาณการ ทีละแพ็กเกจ

เหตุผล: การรู้ล่วงหน้าว่าแพ็กเกจใดกำลังซื้อเกินงบประมาณเผื่อ คือสิ่งที่ช่วยให้ดึงเงินกลับจากที่อื่นได้ในขณะที่ยังมีงบประมาณให้ปรับ ไม่ใช่ตอนบัญชีสุดท้าย