Reis en endringsordre med dokumentasjon, ikke en strid

Logg hendelsen i korrespondansen og send varsel samme uke, med angivelse av hendelsen og datoen den skjedde. Du trenger ikke kostnaden ennå, og det å vente på den er den vanligste grunnen til at varsel kommer for sent.

Hvorfor: Amerikanske kontrakter betinger retten av varselet, ikke bare betalingen. De mye brukte generelle vilkårene for private oppdrag gir tjueén dager fra hendelsen ble erkjent, og endringsklausulen i føderale kontrakter gir tjue eller tretti dager avhengig av skjemaet. Går fristen ut, kan et krav som ellers ville blitt betalt, forsvinne bare på grunn av datoen.

Bygg endringsordren og skriv den som et avvik: hva kontraktsdokumentene krevde, hva som nå kreves i stedet, og hvilken instruks, tegningsrevisjon eller forhold på plassen som utløste det. Hold beskrivelsen til selve endringen, og la prissettingen vente til neste trinn.

Hvorfor: En endring beskrevet alene leses som en anmodning om ekstra penger. Den samme endringen beskrevet som et avvik fra en navngitt post i omfanget leses som et faktum, og diskusjonen flytter seg fra om det er en endring til hvor mye den koster. Det er hele poenget.

Trekk oppføringer fra byggdagboken for de berørte dagene over i dokumentasjonspakken sammen med instruksen, tegningsrevisjonen og bildene, og noter hva som mangler, slik at det kan fanges opp nå i stedet for jages senere.

Hvorfor: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Bygg kostnaden som separate linjer for arbeid, materialer, utstyr, underentreprenørarbeid og eventuelt ekstra tilsyn endringen medførte, og bruk deretter prosentsatsene for generelle kostnader og fortjeneste som kontrakten fastsetter, ikke et rundt tall.

Hvorfor: Et rundt beløp inviterer til et rundt motbud. En nedbrytning kan bare bestrides linje for linje, og de fleste linjene er ikke verdt å bestride, så forhandlingen snevres inn til den ene eller to som er det. Der kontrakten lar byggherren beordre arbeid før prisen er avtalt, er denne nedbrytningen også det den endelige oppgjøret måles mot.

Flytt endringen gjennom trinnene frem til signering, og avklar tidsplanpåvirkningen i samme dokument som pengene: enten en avtalt forlengelse, eller et uttrykkelig forbehold der forsinkelsen ennå ikke kan vurderes.

Hvorfor: En endringsordre som gjør opp kostnaden og forblir taus om tiden, blir senere ofte lest som om den gjorde opp begge deler. Hvis tidsplanpåvirkningen ennå ikke er kjent, er det å angi det i dokumentet som holder spørsmålet åpent.

La signerte endringsordrer justere kontraktssummen, slik at neste betalingsanmodning fakturerer dem som egen linje, med utført arbeid til dags dato på hver, i stedet for å la dem forsvinne inn i de opprinnelige omfangslinjene.

Hvorfor: En endring begravet i den opprinnelige linjen er en endring du kommer til å forsvare hver måned resten av prosjektet. Fakturert som sin egen linje mot sin egen signerte endringsordre blir den godkjent én gang og slutter å komme tilbake.