Emiteți un ordin de modificare cu dovezi, nu ca dispută

Consemnați evenimentul în corespondență și trimiteți notificarea în aceeași săptămână, menționând evenimentul și data la care s-a produs. Nu aveți încă nevoie de cost, iar așteptarea acestuia este cel mai frecvent motiv pentru care notificarea întârzie.

De ce: Contractele americane condiționează dreptul de notificare, nu doar de plată. Condițiile generale utilizate pe scară largă pentru lucrări private acordă douăzeci și una de zile de la recunoașterea evenimentului, iar clauza de modificare din contractele federale acordă douăzeci sau treizeci de zile în funcție de formular. Dacă acest termen este ratat, o pretenție care altfel ar fi fost plătită poate dispărea doar din cauza datei.

Construiți ordinul de modificare și scrieți-l ca o diferență: ce au cerut documentele contractuale, ce se cere acum în loc, și ce instrucțiune, revizie de plan sau condiție de șantier a determinat-o. Limitați descrierea la modificarea în sine și lăsați evaluarea pentru pasul următor.

De ce: O modificare descrisă de una singură se citește ca o cerere de bani în plus. Aceeași modificare descrisă ca o abatere de la o poziție numită din scop se citește ca un fapt, iar discuția se mută de la întrebarea dacă este o modificare la întrebarea cât costă. Aceasta este toată mutarea.

Transferați în pachetul de dovezi înregistrările din jurnalul de șantier pentru zilele afectate, împreună cu instrucțiunea, revizia de plan și fotografiile, și notați ce lipsește, astfel încât să poată fi surprins acum, în loc să fie căutat mai târziu.

De ce: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Construiți costul ca linii separate pentru manoperă, materiale, utilaje, lucrări de subcontractare și orice supraveghere suplimentară cauzată de modificare, apoi aplicați procentele de cheltuieli generale și profit stabilite de contract, nu o sumă rotunjită.

De ce: O sumă globală invită la o contraofertă globală. O defalcare poate fi disputată doar linie cu linie, iar majoritatea liniilor nu merită disputate, astfel încât negocierea se restrânge la una sau două care merită. Acolo unde contractul permite beneficiarului să dispună lucrarea înainte ca prețul să fie convenit, această defalcare este și cea față de care se măsoară decontul final.

Deplasați modificarea prin etapele sale până la semnare și tranșați impactul asupra graficului în același document cu banii: fie printr-o prelungire convenită, fie printr-o rezervă explicită acolo unde întârzierea nu poate fi încă evaluată.

De ce: Un ordin de modificare care tranșează costul și rămâne tăcut privind timpul tinde să fie citit ulterior ca și cum ar fi tranșat ambele. Dacă impactul asupra graficului nu este încă cunoscut, menționarea acestui fapt în document este ceea ce menține întrebarea deschisă.

Lăsați ordinele de modificare semnate să ajusteze prețul contractual, astfel încât următoarea cerere de plată să le factureze pe fiecare ca linie proprie, cu lucrarea executată până la zi pe fiecare, în loc să le lase să dispară în liniile de scop inițiale.

De ce: O modificare îngropată în linia inițială este o modificare pe care va trebui să o apărați în fiecare lună până la finalul proiectului. Facturată ca linie proprie față de propriul ordin de modificare semnat, aceasta este aprobată o singură dată și încetează să mai revină.