बहस से नहीं, सबूत से चेंज ऑर्डर बनाएं

घटना को पत्राचार में दर्ज करें और उसी हफ्ते नोटिस भेजें, घटना और उसकी तारीख बताते हुए। आपको अभी कीमत की जरूरत नहीं, और कीमत का इंतज़ार करना नोटिस के देर होने की सबसे आम वजह है।

क्यों: अमेरिकी कॉन्ट्रैक्ट अधिकार को सिर्फ पेमेंट से नहीं, नोटिस से जोड़ते हैं। प्राइवेट काम में व्यापक रूप से इस्तेमाल होने वाली जनरल कंडीशंस घटना की जानकारी मिलने से इक्कीस दिन देती हैं, जबकि फेडरल कॉन्ट्रैक्ट में चेंज क्लॉज़ फॉर्म के अनुसार बीस या तीस दिन देता है। अगर यह छूट जाए, तो जिस दावे का भुगतान होना चाहिए था वह सिर्फ तारीख की वजह से गायब हो सकता है।

एक चेंज ऑर्डर बनाएं और उसे अंतर के रूप में लिखें: कॉन्ट्रैक्ट डॉक्यूमेंट्स ने क्या मांगा था, अब इसके बजाय क्या मांगते हैं, और किस निर्देश, संशोधित ड्रॉइंग या साइट कंडीशन ने इसे पैदा किया। वर्णन को सिर्फ बदलाव तक सीमित रखें और कीमत तय करना अगले चरण के लिए छोड़ दें।

क्यों: अकेले वर्णित बदलाव अतिरिक्त पैसे की मांग जैसा लगता है। वही बदलाव जब किसी नामित स्कोप आइटम से हुए विचलन के रूप में वर्णित हो तो एक तथ्य जैसा लगता है, और बहस इस बात से हटकर कि यह बदलाव है या नहीं, इस बात पर आ जाती है कि इसकी कीमत कितनी है। पूरी चाल यही है।

प्रभावित दिनों की साइट डायरी एंट्रीज़ को निर्देशों, संशोधित ड्रॉइंग और फोटो के साथ एविडेंस बंडल में खींच लाएं, फिर यह दर्ज करें कि क्या छूट रहा है ताकि उसे बाद में ढूंढने के बजाय अभी इकट्ठा किया जा सके।

क्यों: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

खर्च को लेबर, मटीरियल, इक्विपमेंट, सबकॉन्ट्रैक्ट काम और बदलाव से हुई किसी भी अतिरिक्त सुपरविजन के लिए अलग लाइनों में तोड़ें, फिर एक गोल नंबर के बजाय कॉन्ट्रैक्ट द्वारा तय ओवरहेड और प्रॉफिट प्रतिशत लागू करें।

क्यों: एक कुल राशि उतनी ही कुल जवाबी पेशकश को न्योता देती है। एक ब्रेकडाउन को सिर्फ लाइन-दर-लाइन ही चुनौती दी जा सकती है, और ज़्यादातर लाइनें चुनौती देने लायक नहीं होतीं, इसलिए बातचीत एक या दो लाइनों तक सिमट जाती है जो वाकई इसके लायक होती हैं। जहां कॉन्ट्रैक्ट मालिक को कीमत तय होने से पहले काम निर्देशित करने देता है, वहां यही ब्रेकडाउन वह आधार भी बन जाता है जिससे फाइनल सेटलमेंट को मापा जाता है।

बदलाव को साइन होने तक उसके चरणों से गुजारें, और शेड्यूल पर असर को पैसे वाले उसी दस्तावेज़ में सुलझाएं: या तो सहमत एक्सटेंशन के साथ, या जहां देरी का अभी आकलन नहीं किया जा सकता वहां स्पष्ट रिजर्वेशन के साथ।

क्यों: एक चेंज ऑर्डर जो खर्च सुलझाता है लेकिन समय पर चुप रहता है, अक्सर बाद में ऐसे पढ़ा जाता है जैसे उसने दोनों सुलझा दिए हों। अगर शेड्यूल पर असर अभी पता नहीं है, तो दस्तावेज़ में यह कहना ही सवाल को खुला रखता है।

साइन किए गए चेंज ऑर्डर को कॉन्ट्रैक्ट वैल्यू संशोधित करने दें, ताकि अगला पेमेंट एप्लिकेशन उन्हें अलग लाइनों के तौर पर बिल करे, हर एक के लिए अब तक किए गए काम के साथ, न कि वे मूल स्कोप लाइनों में खो जाएं।

क्यों: मूल लाइन में दबा हुआ बदलाव ऐसा बदलाव है जिसे आपको प्रोजेक्ट खत्म होने तक हर महीने बचाना पड़ेगा। खुद के साइन किए गए चेंज ऑर्डर के सामने अलग लाइन के तौर पर बिल होने पर, इसे एक बार मंजूरी मिलती है और यह वापस नहीं आता।