Plantear una orden de cambio con pruebas, no con discusión

Deja constancia del hecho en la correspondencia y envía la notificación esa misma semana, nombrando el hecho y la fecha en que ocurrió. Todavía no necesitas el coste, y esperar a tenerlo es el motivo más común por el que la notificación llega tarde.

Por que: Los contratos estadounidenses condicionan el derecho a la notificación, no solo al pago. Las condiciones generales de uso más extendido para obra privada conceden veintiún días desde que se reconoce el hecho, y la cláusula de cambios de los contratos federales concede veinte o treinta días según el formulario. Perder ese plazo puede hacer desaparecer, solo por la fecha, una reclamación que se habría pagado.

Genera la orden de cambio y redáctala como una diferencia: qué exigían los documentos del contrato, qué se exige ahora en su lugar, y qué instrucción, revisión de plano o condición de obra lo provocó. Limita la descripción al cambio en sí y deja la valoración para el siguiente paso.

Por que: Un cambio descrito por sí solo se lee como una petición de más dinero. El mismo cambio descrito como una desviación de una partida de alcance nombrada se lee como un hecho, y la discusión pasa de si es un cambio a cuánto cuesta. Ese es todo el movimiento.

Incorpora al expediente de pruebas los partes de diario de obra que cubren los días afectados junto con la instrucción, la revisión de plano y las fotografías, y anota lo que falte para poder recogerlo ahora en vez de buscarlo después.

Por que: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Construye el coste como partidas separadas de mano de obra, materiales, equipo, trabajo en subcontrato y la supervisión adicional que causó el cambio, y aplica después los porcentajes de gastos generales y beneficio que fija el contrato en vez de una cifra redonda.

Por que: Una suma alzada invita a una contraoferta a tanto alzado. Un desglose solo se puede discutir partida por partida, y la mayoría de las partidas no merecen discutirse, así que la negociación se estrecha a la una o dos que sí. Donde el contrato permite al propietario ordenar el trabajo antes de acordar el precio, este desglose es también contra lo que se medirá el acuerdo final.

Haz avanzar el cambio por sus etapas hasta la firma, y resuelve el efecto en el plazo en el mismo documento que el dinero: bien una prórroga acordada, bien una reserva explícita donde el retraso aún no se pueda valorar.

Por que: Una orden de cambio que resuelve el coste y calla sobre el plazo se lee después casi siempre como si hubiera resuelto ambos. Si el efecto en el programa todavía no se puede saber, decirlo en el documento es lo que lo mantiene abierto.

Deja que las órdenes de cambio firmadas ajusten el importe del contrato, de modo que la próxima solicitud de pago las facture como sus propias partidas, con la obra ejecutada a la fecha en cada una, en vez de fundirlas en las partidas de alcance originales.

Por que: Un cambio enterrado dentro de una partida original es un cambio que se cuestionará cada mes durante el resto de la obra. Facturado como su propia partida contra su propia orden de cambio firmada, se aprueba una vez y deja de aparecer.