สร้างใบสั่งเปลี่ยนแปลงด้วยหลักฐาน ไม่ใช่ด้วยการโต้เถียง

บันทึกเหตุการณ์ไว้ในจดหมายโต้ตอบและส่งหนังสือแจ้งภายในสัปดาห์เดียวกัน โดยระบุเหตุการณ์และวันที่ของมัน คุณยังไม่ต้องการต้นทุนในตอนนี้ และการรอต้นทุนคือเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้หนังสือแจ้งล่าช้า

เหตุผล: สัญญาแบบอเมริกันผูกสิทธิ์ไว้กับหนังสือแจ้ง ไม่ใช่แค่กับการจ่ายเงิน เงื่อนไขทั่วไปที่ใช้กันแพร่หลายในงานเอกชนให้เวลายี่สิบเอ็ดวันนับจากรู้เหตุการณ์ ในขณะที่ข้อสัญญาการเปลี่ยนแปลงในสัญญาของรัฐบาลกลางให้เวลายี่สิบหรือสามสิบวันขึ้นอยู่กับแบบฟอร์ม หากพลาดกำหนด การเคลมที่ควรได้รับการจ่ายเงินอาจหายไปเพียงเพราะวันที่

สร้างใบสั่งเปลี่ยนแปลงและเขียนเป็นส่วนต่าง: เอกสารสัญญาเรียกร้องอะไร ตอนนี้เรียกร้องอะไรแทน และคำสั่ง แบบที่แก้ไข หรือสภาพหน้างานอะไรที่ทำให้เกิดขึ้น จำกัดคำอธิบายไว้เฉพาะการเปลี่ยนแปลงนั้นและปล่อยการตั้งราคาไว้ในขั้นตอนถัดไป

เหตุผล: การเปลี่ยนแปลงที่อธิบายเพียงลำพังฟังดูเหมือนคำขอเงินเพิ่ม การเปลี่ยนแปลงเดียวกันเมื่ออธิบายเป็นการเบี่ยงเบนจากรายการขอบเขตงานที่มีชื่อระบุจะฟังดูเหมือนข้อเท็จจริง และการโต้แย้งจะเปลี่ยนจากว่านี่คือการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ไปเป็นว่ามันมีค่าใช้จ่ายเท่าไร กลเม็ดทั้งหมดคือสิ่งนี้

ดึงบันทึกหน้างานประจำวันสำหรับวันที่ได้รับผลกระทบเข้าสู่ชุดหลักฐาน พร้อมคำสั่ง แบบที่แก้ไข และรูปถ่าย จากนั้นบันทึกสิ่งที่ขาดหายไปเพื่อให้สามารถรวบรวมได้ทันทีแทนที่จะต้องตามหาในภายหลัง

เหตุผล: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

แยกต้นทุนออกเป็นรายการต่างหากสำหรับแรงงาน วัสดุ เครื่องจักร งานผู้รับเหมาช่วง และการควบคุมงานเพิ่มเติมใด ๆ ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลง จากนั้นใช้เปอร์เซ็นต์ค่าดำเนินการและกำไรที่สัญญากำหนด ไม่ใช่ตัวเลขที่ปัดเศษ

เหตุผล: ยอดรวมเหมาชวนให้เกิดข้อเสนอโต้แย้งแบบเหมาเช่นกัน รายการแยกสามารถโต้แย้งได้ทีละรายการเท่านั้น และรายการส่วนใหญ่ไม่คุ้มที่จะโต้แย้ง ดังนั้นการเจรจาจึงแคบลงเหลือหนึ่งหรือสองรายการที่คุ้มค่าจริง ๆ ในที่ที่สัญญาอนุญาตให้เจ้าของสั่งการงานก่อนตกลงราคา รายการแยกนี้ก็กลายเป็นฐานที่ใช้วัดการตกลงขั้นสุดท้ายด้วย

ผลักดันการเปลี่ยนแปลงผ่านขั้นตอนต่าง ๆ จนถึงการลงนาม และจัดการผลกระทบต่อกำหนดการในเอกสารเดียวกับเรื่องเงิน ไม่ว่าจะด้วยการขยายเวลาที่ตกลงกัน หรือด้วยการสงวนสิทธิ์อย่างชัดเจนในกรณีที่ยังประเมินความล่าช้าไม่ได้

เหตุผล: ใบสั่งเปลี่ยนแปลงที่แก้ไขเรื่องต้นทุนแต่นิ่งเงียบเรื่องเวลามักถูกอ่านในภายหลังราวกับว่าแก้ไขทั้งสองอย่างแล้ว หากผลกระทบต่อกำหนดการยังไม่เป็นที่ทราบ การระบุเช่นนั้นในเอกสารคือสิ่งที่ทำให้คำถามนั้นยังคงเปิดอยู่

ให้ใบสั่งเปลี่ยนแปลงที่ลงนามแล้วปรับแก้มูลค่าสัญญา เพื่อให้คำขอเบิกเงินครั้งถัดไปเรียกเก็บเป็นรายการแยกต่างหาก พร้อมงานที่ทำเสร็จจนถึงวันนั้นสำหรับแต่ละรายการ แทนที่จะหายไปในรายการขอบเขตงานเดิม

เหตุผล: การเปลี่ยนแปลงที่ถูกฝังอยู่ในรายการเดิมคือการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องปกป้องทุกเดือนจนกว่าโครงการจะจบ เมื่อเรียกเก็บเป็นรายการแยกต่างหากเทียบกับใบสั่งเปลี่ยนแปลงที่ลงนามแล้วของตัวมันเอง มันจะได้รับการอนุมัติครั้งเดียวและไม่กลับมาอีก