議論ではなく証拠で変更指示書を作成する

事象をやり取りの記録に残し、事象とその日付を明記して同じ週のうちに通知を送ります。まだ費用は必要ありません。費用を待つことが通知の遅れの最も多い原因です。

理由: 米国の契約は権利を支払いだけでなく通知に結び付けます。民間工事で広く使われる一般条件は事象を認識してから二十一日を与え、連邦契約の変更条項は書式によって二十日または三十日を与えます。これを逃すと、支払われるはずだった請求が、日付だけの理由で消えることがあります。

変更指示書を作成し、差分として書きます。契約書類が何を求めていたか、今は代わりに何を求めているか、どの指示、改訂図面、現場状況がそれを引き起こしたか。説明はその変更そのものに限定し、価格付けは次のステップに残します。

理由: 単独で説明された変更は追加費用の要求のように読まれます。同じ変更でも、名前の付いた範囲項目からの逸脱として説明されれば事実のように読まれ、議論は変更かどうかからいくらかかるかへと移ります。仕掛けはそれだけです。

影響を受けた日の現場日報の記入を、指示書、改訂図面、写真とともに証拠の束に取り込み、後で追いかけるのではなく今のうちに集められるよう、何が欠けているかを記録します。

理由: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

費用を労務、資材、機材、下請作業、および変更によって生じた追加の監督費に分けて独立した行にし、丸めた数字ではなく契約が定める諸経費率と利益率を適用します。

理由: 一括の金額は、同じく一括の対案を招きます。内訳は一行ずつしか異議を唱えられず、大半の行は争う価値がないため、交渉は本当に争う価値のある一、二行に絞られます。契約が価格合意前に発注者が作業を指示することを認めている場合、この内訳が最終精算を測る基準にもなります。

変更を署名まで各段階に沿って進め、工程への影響を金額と同じ書類の中で処理します。合意済みの延長で対応するか、遅延がまだ評価できない場合は明示的な留保で対応します。

理由: 費用は処理するが工期については沈黙している変更指示書は、後になって両方とも処理済みであったかのように読まれがちです。工程への影響がまだわからない場合、それを書類に明記しておくことが、その問題を未解決のまま残す方法です。

署名済みの変更指示書に契約金額を改定させ、次回の出来高査定申請でそれぞれを独立した行として、その時点までの出来高とともに請求し、当初の範囲の行に紛れ込ませないようにします。

理由: 当初の行に埋もれた変更は、プロジェクト終了まで毎月防御し続けなければならない変更です。署名済みの変更指示書そのものに対して独立した行として請求されれば、一度承認されればそれきりで、繰り返し出てくることはありません。