Lập lệnh thay đổi kèm bằng chứng, không phải tranh cãi

Ghi lại sự việc trong thư từ và gửi thông báo ngay trong tuần đó, nêu rõ sự việc và ngày xảy ra. Bạn chưa cần chi phí ngay, và việc chờ đợi chi phí là lý do phổ biến nhất khiến thông báo bị trễ.

Tại sao: Hợp đồng Mỹ ràng buộc quyền lợi vào thông báo, không chỉ vào thanh toán. Bộ điều kiện chung được dùng rộng rãi cho công trình tư nhân cho hai mươi mốt ngày kể từ khi nhận biết sự việc, còn điều khoản thay đổi trong hợp đồng liên bang cho hai mươi hoặc ba mươi ngày tùy mẫu. Nếu bỏ lỡ, một khiếu nại lẽ ra được thanh toán có thể biến mất chỉ vì ngày tháng.

Lập lệnh thay đổi và viết nó như một phần chênh lệch: các tài liệu hợp đồng đã yêu cầu gì, giờ đây yêu cầu gì thay thế, và chỉ thị, bản vẽ sửa đổi hay điều kiện công trường nào đã gây ra nó. Giới hạn phần mô tả ở chính thay đổi đó và để việc định giá cho bước tiếp theo.

Tại sao: Một thay đổi được mô tả riêng lẻ đọc lên như một yêu cầu thêm tiền. Cùng thay đổi đó được mô tả như một sự lệch khỏi một hạng mục phạm vi có tên gọi thì đọc lên như một sự thật, và cuộc tranh luận chuyển từ việc đây có phải là một thay đổi hay không sang việc nó tốn bao nhiêu. Đó là toàn bộ nước đi.

Chuyển các mục ghi trong nhật ký công trường cho những ngày bị ảnh hưởng vào gói bằng chứng cùng với chỉ thị, bản vẽ sửa đổi và ảnh, rồi ghi lại những gì còn thiếu để có thể thu thập ngay bây giờ thay vì phải truy tìm sau này.

Tại sao: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Lập chi phí thành các dòng riêng cho nhân công, vật tư, thiết bị, công việc thầu phụ và bất kỳ giám sát bổ sung nào do thay đổi gây ra, sau đó áp dụng tỷ lệ phần trăm chi phí chung và lợi nhuận mà hợp đồng quy định, không phải một con số làm tròn.

Tại sao: Một khoản tổng gộp mời gọi một đề nghị phản hồi tổng gộp tương ứng. Một bảng phân tách chỉ có thể bị tranh cãi từng dòng, và phần lớn các dòng không đáng để tranh cãi, nên đàm phán thu hẹp lại còn một hoặc hai dòng đáng tranh cãi. Ở nơi hợp đồng cho phép chủ đầu tư chỉ đạo công việc trước khi giá được thống nhất, bảng phân tách này cũng chính là căn cứ để đo lường khi quyết toán cuối cùng.

Đưa thay đổi qua các giai đoạn của nó cho đến khi ký kết, và giải quyết tác động tiến độ trong cùng tài liệu với tiền: hoặc bằng một khoản gia hạn đã thống nhất, hoặc bằng một bảo lưu rõ ràng ở nơi sự chậm trễ chưa thể đánh giá được.

Tại sao: Một lệnh thay đổi giải quyết chi phí nhưng im lặng về thời gian thường bị đọc sau này như thể đã giải quyết cả hai. Nếu tác động tiến độ chưa thể biết được, việc nêu rõ điều đó trong tài liệu chính là điều giữ cho câu hỏi còn để ngỏ.

Để các lệnh thay đổi đã ký điều chỉnh giá trị hợp đồng, sao cho hồ sơ đề nghị thanh toán tiếp theo tính chúng thành dòng riêng, kèm công việc đã thực hiện đến ngày đó cho từng lệnh, thay vì để chúng biến mất vào các dòng phạm vi ban đầu.

Tại sao: Một thay đổi bị chôn trong dòng ban đầu là một thay đổi bạn sẽ phải bảo vệ mỗi tháng cho đến hết dự án. Được tính thành dòng riêng đối chiếu với chính lệnh thay đổi đã ký của nó, thay đổi đó được duyệt một lần và ngừng quay lại.