Ajukan order perubahan dengan bukti, bukan dengan perselisihan

Catat kejadian tersebut dalam korespondensi dan kirim pemberitahuan pada minggu yang sama, menyebutkan kejadian dan tanggal terjadinya. Anda belum memerlukan biayanya, dan menunggu biaya itu adalah alasan paling umum pemberitahuan terlambat.

Mengapa: Kontrak Amerika mensyaratkan hak tersebut pada pemberitahuan, bukan hanya pada pembayaran. Syarat umum yang banyak dipakai untuk pekerjaan swasta memberi dua puluh satu hari sejak kejadian diketahui, dan klausul perubahan dalam kontrak federal memberi dua puluh atau tiga puluh hari tergantung formulirnya. Jika tenggat ini terlewat, klaim yang seharusnya dibayar bisa hilang hanya karena tanggalnya.

Susun order perubahan dan tulis sebagai selisih: apa yang diminta dokumen kontrak, apa yang sekarang diminta sebagai gantinya, dan instruksi, revisi gambar, atau kondisi lapangan apa yang menyebabkannya. Batasi deskripsi pada perubahan itu sendiri dan serahkan penghargaan biaya ke langkah berikutnya.

Mengapa: Perubahan yang dideskripsikan sendiri terbaca sebagai permintaan uang tambahan. Perubahan yang sama yang dideskripsikan sebagai penyimpangan dari pos lingkup bernama terbaca sebagai fakta, dan perdebatan bergeser dari apakah ini perubahan menjadi berapa biayanya. Itulah keseluruhan langkahnya.

Pindahkan catatan buku harian lapangan untuk hari-hari yang terdampak ke paket bukti beserta instruksi, revisi gambar, dan foto, lalu catat apa yang hilang agar bisa ditangkap sekarang, bukan dicari belakangan.

Mengapa: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Susun biaya sebagai baris terpisah untuk tenaga kerja, material, peralatan, pekerjaan subkontraktor, dan pengawasan tambahan apa pun yang disebabkan perubahan, lalu terapkan persentase biaya umum dan laba yang ditetapkan kontrak, bukan angka bulat.

Mengapa: Jumlah sekaligus mengundang tawaran balasan sekaligus pula. Rincian hanya bisa diperdebatkan baris demi baris, dan sebagian besar baris tidak layak diperdebatkan, sehingga negosiasi menyempit ke satu atau dua baris yang layak. Di tempat kontrak mengizinkan pemilik memerintahkan pekerjaan sebelum harga disepakati, rincian ini juga menjadi acuan penyelesaian akhir.

Gerakkan perubahan lewat tahapannya sampai penandatanganan, dan selesaikan dampak jadwal dalam dokumen yang sama dengan uangnya: baik sebagai perpanjangan yang disepakati, atau sebagai reservasi eksplisit di tempat keterlambatan belum bisa dinilai.

Mengapa: Order perubahan yang menyelesaikan biaya tetapi diam soal waktu cenderung dibaca belakangan seolah menyelesaikan keduanya. Jika dampak jadwal belum diketahui, mencantumkannya dalam dokumen itulah yang membuat pertanyaan tetap terbuka.

Biarkan order perubahan yang ditandatangani menyesuaikan nilai kontrak, sehingga permohonan pembayaran berikutnya menagihnya sebagai baris tersendiri, dengan pekerjaan yang sudah dilaksanakan sampai saat itu pada masing-masing, bukan membiarkannya lenyap ke dalam baris lingkup semula.

Mengapa: Perubahan yang terkubur di dalam baris semula adalah perubahan yang harus Anda pertahankan setiap bulan sampai akhir proyek. Ditagih sebagai baris tersendiri terhadap order perubahannya sendiri yang sudah ditandatangani, perubahan itu disetujui sekali dan berhenti muncul kembali.