用证据而不是争论来生成变更指令

把事件记录在往来信函中，并在同一周内发出通知，注明事件及其日期。你还不需要成本，等待成本正是通知延误最常见的原因。

原因: 美国的合同把权利与通知挂钩，而不只是与付款挂钩。私人工程中广泛使用的通用条款自知悉事件起给二十一天，联邦合同中的变更条款则根据版本给二十天或三十天。一旦错过，本该获得付款的索赔可能只因日期而消失。

生成一份变更指令，把它写成一种差异：合同文件原来要求什么，现在改为要求什么，以及是哪项指令、修订图纸或现场状况导致了它。把描述限定在变更本身，把定价留给下一步。

原因: 单独描述的变更读起来像是在要求额外的钱。同一个变更如果被描述为偏离某个具名范围项，读起来就像是在陈述事实，争论也会从这是不是一项变更转移到它值多少钱。全部诀窍就在这里。

把受影响日期的施工日志记录连同指令、修订图纸和照片拉进证据包，然后记录缺了什么，以便现在就能收集，而不是以后再去追查。

原因: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

把成本拆分成人工、材料、设备、分包工作以及因变更产生的任何额外监理的独立行，然后适用合同规定的管理费和利润百分比，而不是一个凑整的数字。

原因: 笼统的总额会招来同样笼统的还价。明细只能被逐行质疑，而大多数行不值得质疑，所以谈判会收窄到真正值得争的一两行。在合同允许业主在价格谈定之前指示施工的地方，这份明细同时也成为最终结算时衡量的依据。

把变更推进到签署为止的各个阶段，并在与金额相同的文件中处理工期影响：要么以一致同意的延期处理，要么在延误尚无法评估的地方明确保留。

原因: 一份解决了成本但对工期只字不提的变更指令，日后往往会被解读为两者都已解决。如果工期影响尚不明确，在文件中说明这一点，正是让这个问题保持开放的方式。

让已签署的变更指令修订合同金额，使下一次付款申请把它们作为独立行计费，每一项都附上截至该日期已完成的工作，而不是消失在原始范围行里。

原因: 被埋在原始行里的变更，是你不得不每个月都要为之辩护直到项目结束的变更。若作为独立行计费，对应它自己那份已签署的变更指令，它只需被批准一次，就不会再回来。