Nosta muutostilaus todistein, ei riitana

Kirjaa tapahtuma kirjeenvaihtoon ja lähetä ilmoitus samalla viikolla, mainiten tapahtuman ja päivän, jolloin se tapahtui. Kustannusta ei vielä tarvita, ja sen odottaminen on yleisin syy siihen, että ilmoitus myöhästyy.

Miksi: Yhdysvaltalaiset sopimukset asettavat oikeuden ehdolliseksi ilmoitukselle, ei pelkästään maksulle. Yleisesti käytetyt yksityisten hankkeiden yleiset ehdot antavat kaksikymmentäyksi päivää tapahtuman tunnistamisesta, ja liittovaltion sopimusten muutoslauseke antaa kaksikymmentä tai kolmekymmentä päivää lomakkeesta riippuen. Jos määräaika menetetään, muuten maksettava vaatimus voi kadota pelkän päivämäärän vuoksi.

Rakenna muutostilaus ja kirjoita se erotuksena: mitä sopimusasiakirjat vaativat, mitä nyt vaaditaan sen sijaan, ja mikä ohje, piirustusmuutos tai työmaan olosuhde sen aiheutti. Rajaa kuvaus itse muutokseen ja jätä hinnoittelu seuraavaan vaiheeseen.

Miksi: Yksinään kuvattu muutos luetaan pyynnöksi lisärahasta. Sama muutos kuvattuna poikkeamana nimetystä laajuuden erästä luetaan tosiasiaksi, ja keskustelu siirtyy siitä, onko kyseessä muutos, siihen, paljonko se maksaa. Siinä on koko idea.

Siirrä muutoksen kohteena olevien päivien työmaapäiväkirjan merkinnät todistuspakettiin yhdessä ohjeen, piirustusmuutoksen ja valokuvien kanssa, ja merkitse, mikä puuttuu, jotta se voidaan tallentaa nyt sen sijaan, että sitä jahdataan myöhemmin.

Miksi: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Rakenna kustannus erillisinä riveinä työlle, materiaalille, kalustolle, aliurakoinnille ja muutoksen aiheuttamalle lisävalvonnalle, ja sovella sitten sopimuksen määrittämiä yleiskulu- ja katelisäprosentteja pyöristetyn luvun sijaan.

Miksi: Kokonaissumma kutsuu esiin kokonaissumman vastatarjouksen. Erittelyä voi riitauttaa vain rivi riviltä, ja useimmat rivit eivät ole riitauttamisen arvoisia, joten neuvottelu kaventuu siihen yhteen tai kahteen, jotka ovat. Kun sopimus antaa tilaajalle oikeuden määrätä työtä ennen hinnasta sopimista, tämä erittely on myös se, johon lopullinen selvitys verrataan.

Siirrä muutos vaiheittain allekirjoitukseen asti, ja ratkaise aikatauluvaikutus samassa asiakirjassa rahan kanssa: joko sovittuna jatkoaikana tai selkeänä varaumana silloin, kun viivästystä ei vielä voida arvioida.

Miksi: Muutostilaus, joka ratkaisee kustannuksen mutta pysyy hiljaa ajasta, luetaan myöhemmin usein niin, että se ratkaisi molemmat. Jos aikatauluvaikutus ei ole vielä tiedossa, sen mainitseminen asiakirjassa on se, mikä pitää kysymyksen avoimena.

Anna allekirjoitettujen muutostilausten muuttaa urakkasummaa niin, että seuraava maksuhakemus laskuttaa ne omana rivinään, kunkin tähän mennessä tehdyn työn kera, sen sijaan että ne sulautuisivat alkuperäisiin laajuusriveihin.

Miksi: Alkuperäiseen riviin haudattu muutos on muutos, jota joudut puolustamaan joka kuukausi projektin loppuun asti. Omana rivinä omaa allekirjoitettua muutostilaustaan vasten laskutettuna se hyväksytään kerran ja lakkaa palaamasta.