Einen Nachtrag mit Nachweis stellen, nicht mit Streit

Halten Sie das Ereignis im Schriftverkehr fest und senden Sie die Anzeige noch in derselben Woche, unter Nennung des Ereignisses und seines Datums. Die Kosten brauchen Sie noch nicht, und auf sie zu warten ist der häufigste Grund, warum die Anzeige zu spät kommt.

Warum: US-Verträge knüpfen den Anspruch an die Anzeige, nicht nur an die Zahlung. Die verbreiteten Allgemeinen Bedingungen für private Bauvorhaben räumen einundzwanzig Tage ab Kenntnis des Ereignisses ein, und die Änderungsklausel im Bundesvertragswerk je nach Formular zwanzig oder dreißig Tage. Wird sie verpasst, kann ein Anspruch, der sonst bezahlt worden wäre, allein am Datum scheitern.

Legen Sie den Nachtrag an und schreiben Sie ihn als Differenz: was die Vertragsunterlagen verlangten, was jetzt stattdessen verlangt wird, und welche Anweisung, Planänderung oder Baustellenbedingung dazu geführt hat. Beschränken Sie die Beschreibung auf die Änderung selbst und überlassen Sie die Bepreisung dem nächsten Schritt.

Warum: Eine für sich beschriebene Änderung liest sich als Forderung nach mehr Geld. Dieselbe Änderung, beschrieben als Abweichung von einer benannten Umfangsposition, liest sich als Tatsache, und die Diskussion verschiebt sich davon, ob es eine Änderung ist, dahin, was sie kostet. Das ist der ganze Kniff.

Ziehen Sie die Bautagebuch-Einträge für die betroffenen Tage zusammen mit der Anweisung, der Planänderung und den Fotos in das Nachweisbündel, und vermerken Sie, was fehlt, damit es jetzt nachgeholt werden kann statt später gesucht zu werden.

Warum: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Bauen Sie die Kosten als getrennte Positionen für Lohn, Material, Geräte, Nachunternehmerleistung und die durch die Änderung verursachte Zusatzbauleitung auf, und wenden Sie dann die im Vertrag festgelegten Prozentsätze für Gemeinkosten und Gewinn an, nicht eine runde Zahl.

Warum: Eine Pauschalsumme lädt zu einem pauschalen Gegenangebot ein. Eine Aufschlüsselung kann nur Position für Position bestritten werden, und die meisten Positionen sind es nicht wert, bestritten zu werden, sodass sich die Verhandlung auf die eine oder zwei einengt, die es sind. Wo der Vertrag dem Auftraggeber erlaubt, die Arbeit anzuweisen, bevor der Preis feststeht, ist diese Aufschlüsselung auch das, woran die spätere Einigung gemessen wird.

Führen Sie die Änderung durch ihre Stufen bis zur Unterzeichnung, und regeln Sie die Terminwirkung im selben Dokument wie das Geld: entweder eine vereinbarte Verlängerung oder einen ausdrücklichen Vorbehalt, wo die Verzögerung noch nicht bewertet werden kann.

Warum: Ein Nachtrag, der die Kosten regelt und zum Termin schweigt, wird später meist so gelesen, als hätte er beides geregelt. Ist die Terminwirkung noch nicht absehbar, hält es der Vermerk im Dokument offen.

Lassen Sie die unterzeichneten Nachträge die Vertragssumme anpassen, sodass die nächste Zahlungsanforderung sie als eigene Positionen mit dem bis dahin erbrachten Leistungsstand abrechnet, statt sie in die ursprünglichen Umfangspositionen einzurechnen.

Warum: Eine in eine ursprüngliche Position vergrabene Änderung wird jeden Monat für den Rest des Auftrags hinterfragt. Als eigene Position gegen ihren eigenen unterzeichneten Nachtrag abgerechnet, wird sie einmal freigegeben und kommt nicht wieder auf.