Złóż zlecenie zmiany z dowodami, a nie ze sporem

Zapisz zdarzenie w korespondencji i wyślij powiadomienie w tym samym tygodniu, nazywając zdarzenie i datę, kiedy nastąpiło. Koszt nie jest ci jeszcze potrzebny, a czekanie na niego to najczęstszy powód, dla którego powiadomienie jest spóźnione.

Dlaczego: Amerykańskie umowy uzależniają uprawnienie od powiadomienia, a nie tylko od płatności. Powszechnie stosowane warunki ogólne dla obiektów prywatnych dają dwadzieścia jeden dni od rozpoznania zdarzenia, a klauzula zmian w umowach federalnych daje dwadzieścia albo trzydzieści dni w zależności od formularza. Przegapienie tego terminu może sprawić, że roszczenie, które inaczej zostałoby zapłacone, zniknie tylko przez datę.

Wystaw zlecenie zmiany i napisz je jako różnicę: co wymagały dokumenty umowy, co jest teraz wymagane zamiast tego, i które polecenie, rewizja rysunku albo warunek na budowie do tego doprowadziły. Ogranicz opis do samej zmiany i zostaw wycenę na kolejny krok.

Dlaczego: Zmiana opisana sama w sobie czyta się jako prośba o dodatkowe pieniądze. Ta sama zmiana opisana jako odstępstwo od nazwanej pozycji zakresu czyta się jak fakt, a dyskusja przesuwa się z pytania, czy to zmiana, na pytanie, ile kosztuje. To cały ten manewr.

Wciągnij do pakietu dowodów wpisy dziennika budowy obejmujące dni, których dotyczy sprawa, razem z poleceniem, rewizją rysunku i fotografiami, i zaznacz, czego brakuje, żeby to uchwycić teraz zamiast szukać później.

Dlaczego: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Zbuduj koszt jako osobne pozycje robocizny, materiałów, sprzętu, prac podwykonawczych i dodatkowego nadzoru spowodowanego zmianą, a następnie zastosuj procenty kosztów ogólnych i zysku ustalone przez umowę, a nie okrągłą liczbę.

Dlaczego: Kwota ryczałtowa zaprasza do ryczałtowej kontroferty. Rozbicie można kwestionować tylko pozycja po pozycji, a większość pozycji nie jest warta kwestionowania, więc negocjacje zawężają się do jednej lub dwóch, które są warte. Tam, gdzie umowa pozwala zamawiającemu polecić pracę przed uzgodnieniem ceny, to rozbicie jest też tym, wobec czego mierzy się ostateczne rozliczenie.

Przesuń zmianę przez jej etapy aż do podpisania, i ureguluj wpływ na termin w tym samym dokumencie co pieniądze: albo uzgodnionym przedłużeniem, albo wyraźnym zastrzeżeniem tam, gdzie opóźnienia jeszcze nie da się ocenić.

Dlaczego: Zlecenie zmiany, które reguluje koszt i milczy o terminie, jest później zwykle czytane tak, jakby uregulowało jedno i drugie. Jeśli wpływ na harmonogram nie jest jeszcze możliwy do poznania, powiedzenie tego w dokumencie jest tym, co utrzymuje sprawę otwartą.

Pozwól, żeby podpisane zlecenia zmiany skorygowały kwotę umowy, tak żeby kolejny wniosek o płatność rozliczał je jako własne pozycje, z pracą wykonaną do dziś na każdej z nich, zamiast wtapiać je w pierwotne pozycje zakresu.

Dlaczego: Zmiana zakopana w pierwotnej pozycji to zmiana, którą będą kwestionować co miesiąc do końca budowy. Rozliczona jako własna pozycja wobec własnego podpisanego zlecenia zmiany, jest zatwierdzana raz i przestaje wracać.