Rejs en ændringsordre med dokumentation, ikke en strid

Log hændelsen i korrespondancen, og send varsel samme uge, med angivelse af hændelsen og den dato, den skete. Du behøver ikke omkostningen endnu, og det er den mest almindelige grund til, at varsler kommer for sent.

Hvorfor: Amerikanske kontrakter betinger retten af varslet, ikke kun betalingen. De almindeligt anvendte generelle betingelser for private opgaver giver enogtyve dage fra hændelsen blev erkendt, og ændringsklausulen i føderale kontrakter giver tyve eller tredive dage afhængigt af blanketten. Springer du det over, kan et krav, der ellers ville være blevet betalt, forsvinde alene på grund af datoen.

Byg ændringsordren, og skriv den som en afvigelse: hvad kontraktdokumenterne krævede, hvad der nu kræves i stedet, og hvilken instruktion, tegningsrevision eller pladsforhold der udløste det. Hold beskrivelsen til selve ændringen, og lad prissætningen vente til næste trin.

Hvorfor: En ændring beskrevet for sig selv læses som en anmodning om ekstra penge. Den samme ændring beskrevet som en afvigelse fra en navngivet post i omfanget læses som en kendsgerning, og diskussionen flytter sig fra om det er en ændring til hvor meget den koster. Det er hele pointen.

Træk indførsler fra byggedagbogen for de berørte dage over i dokumentationspakken sammen med instruksen, tegningsrevisionen og billederne, og notér, hvad der mangler, så det kan indsamles nu i stedet for jagtes senere.

Hvorfor: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Byg omkostningen som separate linjer for arbejde, materialer, materiel, underentreprenørarbejde og eventuelt ekstra tilsyn, ændringen medførte, og anvend derefter de procentsatser for generalomkostninger og avance, kontrakten fastsætter, ikke et rundt tal.

Hvorfor: Et rundt beløb inviterer til et rundt modbud. En nedbrydning kan kun bestrides linje for linje, og de fleste linjer er ikke værd at bestride, så forhandlingen indsnævres til den ene eller to, der er. Hvor kontrakten lader bygherren beordre arbejde, før prisen er aftalt, er denne nedbrydning også det, den endelige afregning måles mod.

Før ændringen gennem sine trin frem til underskrift, og afklar tidsplanpåvirkningen i samme dokument som pengene: enten en aftalt forlængelse eller et udtrykkeligt forbehold, hvor forsinkelsen endnu ikke kan vurderes.

Hvorfor: En ændringsordre, der afregner omkostningen og forbliver tavs om tiden, bliver senere ofte læst som havende afregnet begge dele. Hvis tidsplanpåvirkningen endnu ikke kan kendes, er det at anføre det i dokumentet, der holder spørgsmålet åbent.

Lad underskrevne ændringsordrer justere kontraktsummen, så den næste betalingsanmodning fakturerer dem som deres egen linje, med udført arbejde til dato på hver, i stedet for at lade dem forsvinde ind i de oprindelige omfangslinjer.

Hvorfor: En ændring begravet i den oprindelige linje er en ændring, du kommer til at forsvare hver måned resten af projektet. Faktureret som sin egen linje mod sin egen underskrevne ændringsordre bliver den godkendt én gang og holder op med at komme tilbage.