Lägg en ändringsorder med bevis, inte en strid

Logga händelsen i korrespondensen och skicka underrättelse samma vecka, med uppgift om händelsen och datumet den inträffade. Du behöver inte kostnaden ännu, och att vänta på den är den vanligaste anledningen till att underrättelsen blir sen.

Varför: Amerikanska kontrakt villkorar rätten med underrättelsen, inte bara betalningen. De allmänt använda standardvillkoren för privata uppdrag ger tjugoen dagar från att händelsen uppmärksammades, och ändringsklausulen i federala kontrakt ger tjugo eller trettio dagar beroende på blanketten. Missar du det kan ett krav som annars skulle ha betalats försvinna enbart på grund av datumet.

Bygg ändringsordern och skriv den som en skillnad: vad kontraktshandlingarna krävde, vad som nu krävs istället, och vilken instruktion, ritningsrevision eller förhållande på plats som orsakade det. Håll beskrivningen till själva ändringen och låt prissättningen vänta till nästa steg.

Varför: En ändring beskriven för sig själv läses som en begäran om extra pengar. Samma ändring beskriven som en avvikelse från en namngiven post i omfattningen läses som ett faktum, och diskussionen flyttas från om det är en ändring till hur mycket den kostar. Det är hela poängen.

Dra in poster från platsdagboken för de berörda dagarna i underlagspaketet tillsammans med instruktionen, ritningsrevisionen och bilderna, och notera vad som saknas så att det kan fångas upp nu istället för jagas senare.

Varför: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Bygg kostnaden som separata rader för arbete, material, utrustning, underentreprenörsarbete och eventuell extra tillsyn som ändringen orsakade, och tillämpa sedan de procentsatser för allmänna omkostnader och vinst som kontraktet anger, inte en rund summa.

Varför: En klumpsumma inbjuder till ett klumpsummemotbud. En nedbrytning kan bara bestridas rad för rad, och de flesta raderna är inte värda att bestrida, så förhandlingen smalnar av till den ena eller två som är det. Där kontraktet tillåter beställaren att beordra arbete innan priset är avtalat är denna nedbrytning också det slutregleringen mäts mot.

Flytta ändringen genom sina steg fram till underskrift, och avgör tidsplanpåverkan i samma dokument som pengarna: antingen en avtalad förlängning, eller ett uttryckligt förbehåll där förseningen ännu inte kan bedömas.

Varför: En ändringsorder som reglerar kostnaden och förblir tyst om tiden tenderar senare att läsas som att den reglerade båda delarna. Om tidsplanpåverkan ännu inte är känd är det att ange det i dokumentet som håller frågan öppen.

Låt undertecknade ändringsorder justera kontraktssumman, så att nästa betalningsansökan fakturerar dem som egen rad, med utfört arbete till dags dato på varje, istället för att låta dem försvinna in i de ursprungliga omfattningsraderna.

Varför: En ändring begravd i den ursprungliga raden är en ändring du kommer att försvara varje månad resten av projektet. Fakturerad som sin egen rad mot sin egen undertecknade ändringsorder godkänns den en gång och slutar komma tillbaka.