তর্ক নয়, প্রমাণসহ চেঞ্জ অর্ডার তৈরি করুন

চিঠিপত্রে ঘটনাটি নথিভুক্ত করুন এবং একই সপ্তাহে নোটিশ পাঠান, ঘটনা ও এর তারিখ উল্লেখ করে। এখনো আপনার খরচের প্রয়োজন নেই, আর খরচের জন্য অপেক্ষা করাই দেরি হওয়া নোটিশের সবচেয়ে সাধারণ কারণ।

কেন: মার্কিন চুক্তিগুলো অধিকারকে শুধু পেমেন্টের সাথে নয়, নোটিশের সাথে বেঁধে দেয়। প্রাইভেট কাজে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত সাধারণ শর্তাবলী ঘটনা জানার একুশ দিনের মধ্যে সময় দেয়, আর ফেডারেল চুক্তির পরিবর্তন ধারা মডেল অনুযায়ী বিশ বা ত্রিশ দিন দেয়। মিস করলে, পরিশোধিত হতো এমন একটি দাবি শুধু তারিখের কারণে অদৃশ্য হয়ে যেতে পারে।

একটি চেঞ্জ অর্ডার তৈরি করুন এবং একে পার্থক্য হিসেবে লিখুন: চুক্তি নথিতে কী চাওয়া হয়েছিল, এখন এর বদলে কী চাওয়া হচ্ছে, এবং কোন নির্দেশনা, রিভাইজড ড্রয়িং বা সাইট শর্ত এটি ঘটিয়েছে। বর্ণনাকে পরিবর্তনটিতেই সীমাবদ্ধ রাখুন এবং পরবর্তী ধাপের জন্য মূল্য নির্ধারণ রেখে দিন।

কেন: একা বর্ণিত একটি পরিবর্তন অতিরিক্ত অর্থের অনুরোধের মতো পড়া হয়। একই পরিবর্তন একটি নামযুক্ত স্কোপ আইটেম থেকে বিচ্যুতি হিসেবে বর্ণিত হলে একটি সত্যের মতো পড়া হয়, এবং তর্কটি এটি একটি পরিবর্তন কিনা থেকে সরে গিয়ে এর খরচ কত তাতে চলে যায়। সম্পূর্ণ কৌশলটি এটাই।

প্রভাবিত দিনগুলোর সাইট ডায়েরি এন্ট্রি নির্দেশনা, রিভাইজড ড্রয়িং ও ছবিসহ প্রমাণ বান্ডেলে টেনে আনুন, তারপর কী অনুপস্থিত তা নথিভুক্ত করুন যাতে এটি পরে খুঁজে বের করার বদলে এখনই সংগ্রহ করা যায়।

কেন: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

লেবার, মেটেরিয়ালস, ইকুইপমেন্ট, সাবকন্ট্র্যাক্ট কাজ, এবং পরিবর্তনের কারণে যেকোনো অতিরিক্ত সুপারভিশনের জন্য খরচকে আলাদা লাইনে বিভক্ত করুন, তারপর একটি গোল সংখ্যা নয়, চুক্তি নির্ধারিত ওভারহেড ও লাভের শতাংশ প্রয়োগ করুন।

কেন: একটি একক সংখ্যা একই রকম একক পাল্টা প্রস্তাব আমন্ত্রণ জানায়। একটি বিভক্ত তালিকা লাইন ধরে লাইন ছাড়া বিতর্কিত হতে পারে না, আর বেশিরভাগ লাইন বিতর্কের যোগ্য নয়, তাই আলোচনা সংকুচিত হয়ে একটি বা দুটি লাইনে পরিণত হয় যা সত্যিই বিতর্কের যোগ্য। মূল্যে সম্মত হওয়ার আগে চুক্তি যেখানে মালিককে কাজ পরিচালনা করার অনুমতি দেয়, সেখানে এই বিভাজনই চূড়ান্ত মীমাংসার সময় পরিমাপের ভিত্তি হয়ে ওঠে।

পরিবর্তনটিকে স্বাক্ষর পর্যন্ত তার ধাপগুলোর মধ্য দিয়ে নিয়ে যান, এবং শিডিউল প্রভাব একই নথিতে অর্থের সাথে সমাধান করুন: হয় একটি সম্মত সময় বর্ধিতকরণ দিয়ে, অথবা বিলম্ব এখনো মূল্যায়ন করা যায় না এমন ক্ষেত্রে একটি স্পষ্ট সংরক্ষণ দিয়ে।

কেন: খরচ সমাধান করে কিন্তু সময় নিয়ে নীরব থাকা একটি চেঞ্জ অর্ডার পরে প্রায়ই এমনভাবে পড়া হয় যেন উভয়টিই সমাধান করেছে। শিডিউল প্রভাব এখনো জানা না গেলে, নথিতে সেটা বলে দেওয়াই প্রশ্নটি খোলা রাখে।

স্বাক্ষরিত চেঞ্জ অর্ডারকে চুক্তি মূল্য সংশোধন করতে দিন, যাতে পরবর্তী পেমেন্ট আবেদন প্রতিটির বিপরীতে তারিখ পর্যন্ত সম্পন্ন কাজসহ সেগুলোকে আলাদা লাইন হিসেবে বিল করে, মূল স্কোপ লাইনে হারিয়ে যাওয়ার বদলে।

কেন: মূল লাইনে চাপা পড়া একটি পরিবর্তন এমন একটি পরিবর্তন যা আপনাকে প্রকল্পের শেষ পর্যন্ত প্রতি মাসে রক্ষা করতে হবে। নিজের স্বাক্ষরিত চেঞ্জ অর্ডারের বিপরীতে আলাদা লাইন হিসেবে বিল করা হলে, এটি একবার অনুমোদিত হয় এবং আর ফিরে আসে না।