Een wijzigingsorder indienen met bewijs, niet met discussie

Leg de gebeurtenis vast in correspondentie en stuur de kennisgeving diezelfde week, met vermelding van de gebeurtenis en de datum waarop ze plaatsvond. U hebt de kosten nog niet nodig, en erop wachten is de meest voorkomende reden waarom de kennisgeving te laat komt.

Waarom: Amerikaanse contracten koppelen het recht aan de kennisgeving, niet alleen aan de betaling. De veelgebruikte algemene voorwaarden voor particulier werk staan eenentwintig dagen toe vanaf het herkennen van de gebeurtenis, en de wijzigingsclausule van federale contracten staat afhankelijk van het formulier twintig of dertig dagen toe. Wordt dit gemist, dan kan een claim die anders zou zijn betaald alleen al door de datum verdwijnen.

Maak de wijzigingsorder op en schrijf hem als een verschil: wat de contractdocumenten vereisten, wat er nu in plaats daarvan wordt vereist, en welke instructie, tekeningrevisie of werkomstandigheid dit veroorzaakte. Beperk de beschrijving tot de wijziging zelf en laat de beprijzing over aan de volgende stap.

Waarom: Een op zichzelf beschreven wijziging leest als een verzoek om meer geld. Dezelfde wijziging beschreven als een afwijking van een benoemd scope-onderdeel leest als een feit, en de discussie verschuift van of het een wijziging is naar wat hij kost. Dat is de hele truc.

Trek de bouwdagboekrapporten die de betreffende dagen dekken samen met de instructie, de tekeningrevisie en de foto's in het bewijsdossier, en noteer wat ontbreekt zodat het nu kan worden vastgelegd in plaats van later gezocht.

Waarom: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Bouw de kosten op als aparte regels voor arbeid, materiaal, materieel, onderaannemingswerk en het extra toezicht dat de wijziging veroorzaakte, en pas dan de percentages voor algemene kosten en winst toe die het contract vastlegt, in plaats van een rond bedrag.

Waarom: Een vast bedrag nodigt uit tot een vast tegenbod. Een uitsplitsing kan alleen regel voor regel worden betwist, en de meeste regels zijn het niet waard om te betwisten, zodat de onderhandeling zich versmalt tot de ene of twee die dat wel zijn. Waar het contract de opdrachtgever toestaat het werk aan te sturen voordat de prijs is overeengekomen, is deze uitsplitsing ook waar de uiteindelijke regeling tegen wordt afgemeten.

Laat de wijziging door zijn stappen tot ondertekening lopen, en regel het termijneffect in hetzelfde document als het geld: hetzij een overeengekomen verlenging, hetzij een expliciet voorbehoud waar de vertraging nog niet kan worden beoordeeld.

Waarom: Een wijzigingsorder die de kosten regelt en zwijgt over de termijn wordt later meestal gelezen alsof hij beide had geregeld. Als het planningseffect nog niet kenbaar is, houdt het vermelden daarvan in het document de zaak open.

Laat de getekende wijzigingsorders de contractsom aanpassen, zodat de volgende betalingsaanvraag ze als eigen regels factureert, met het werk dat tot op heden op elk daarvan is uitgevoerd, in plaats van ze te versmelten met de oorspronkelijke scoperegels.

Waarom: Een wijziging die begraven ligt in een oorspronkelijke regel is een wijziging die elke maand voor de rest van het werk ter discussie staat. Gefactureerd als eigen regel tegen zijn eigen getekende wijzigingsorder wordt hij eenmaal goedgekeurd en komt hij niet meer terug.