Δημιουργήστε εντολή τροποποίησης με απόδειξη, όχι με διαφωνία

Καταγράψτε το συμβάν στην αλληλογραφία και στείλτε την ειδοποίηση την ίδια εβδομάδα, δηλώνοντας το συμβάν και την ημερομηνία του. Δεν χρειάζεστε ακόμη το κόστος, και η αναμονή για το κόστος είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος καθυστέρησης της ειδοποίησης.

Γιατί: Οι αμερικανικές συμβάσεις δεσμεύουν το δικαίωμα στην ειδοποίηση, όχι μόνο στην πληρωμή. Οι ευρέως χρησιμοποιούμενοι γενικοί όροι για ιδιωτικά έργα δίνουν είκοσι μία ημέρες από τη γνώση του συμβάντος, ενώ η ρήτρα τροποποίησης στις ομοσπονδιακές συμβάσεις δίνει είκοσι ή τριάντα ημέρες ανάλογα με το πρότυπο. Αν χαθεί η προθεσμία, μια αξίωση που θα πληρωνόταν μπορεί να εξαφανιστεί απλώς λόγω ημερομηνίας.

Δημιουργήστε μια εντολή τροποποίησης και γράψτε την ως διαφορά: τι απαιτούσαν τα συμβατικά έγγραφα, τι απαιτούν τώρα αντ' αυτού, και ποια εντολή, αναθεωρημένο σχέδιο ή συνθήκη εργοταξίου την προκάλεσε. Περιορίστε την περιγραφή στην ίδια την τροποποίηση και αφήστε την τιμολόγηση για το επόμενο βήμα.

Γιατί: Μια τροποποίηση που περιγράφεται μεμονωμένα διαβάζεται σαν αίτημα για επιπλέον χρήματα. Η ίδια τροποποίηση όταν περιγράφεται ως απόκλιση από ονομαστικό αντικείμενο εργασιών διαβάζεται σαν γεγονός, και η συζήτηση μετατοπίζεται από το αν πρόκειται για τροποποίηση στο πόσο κοστίζει. Αυτό είναι όλο το τέχνασμα.

Μεταφέρετε τις εγγραφές ημερολογίου εργοταξίου για τις επηρεαζόμενες ημέρες στον φάκελο αποδεικτικών μαζί με εντολές, αναθεωρημένα σχέδια και φωτογραφίες, στη συνέχεια καταγράψτε τι λείπει ώστε να συλλεχθεί τώρα αντί να αναζητηθεί αργότερα.

Γιατί: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Αναλύστε το κόστος σε ξεχωριστές γραμμές για εργατικό, υλικά, εξοπλισμό, εργασία υπεργολάβων και κάθε πρόσθετη επίβλεψη που προκάλεσε η τροποποίηση, στη συνέχεια εφαρμόστε τα ποσοστά γενικών εξόδων και κέρδους που ορίζει η σύμβαση, όχι έναν στρογγυλεμένο αριθμό.

Γιατί: Ένα εφάπαξ ποσό προσκαλεί μια εξίσου εφάπαξ αντιπροσφορά. Μια ανάλυση μπορεί να αμφισβητηθεί μόνο γραμμή προς γραμμή, και οι περισσότερες γραμμές δεν αξίζει να αμφισβητηθούν, οπότε η διαπραγμάτευση περιορίζεται σε μία ή δύο γραμμές που πράγματι αξίζουν. Όπου η σύμβαση επιτρέπει στον κύριο του έργου να κατευθύνει την εργασία πριν συμφωνηθεί η τιμή, αυτή η ανάλυση γίνεται και η βάση επί της οποίας μετράται ο τελικός διακανονισμός.

Περάστε την τροποποίηση από τα στάδιά της μέχρι την υπογραφή, και διευθετήστε την επίπτωση στο χρονοδιάγραμμα στο ίδιο έγγραφο με τα χρήματα: είτε με συμφωνημένη παράταση, είτε με ρητή επιφύλαξη όπου η καθυστέρηση δεν μπορεί ακόμη να αξιολογηθεί.

Γιατί: Μια εντολή τροποποίησης που διευθετεί το κόστος αλλά σιωπά για τον χρόνο συχνά διαβάζεται αργότερα σαν να διευθέτησε και τα δύο. Αν η επίπτωση στο χρονοδιάγραμμα δεν είναι ακόμη γνωστή, το να το δηλώσετε στο έγγραφο είναι αυτό που κρατά το ζήτημα ανοιχτό.

Αφήστε τις υπογεγραμμένες εντολές τροποποίησης να αναθεωρήσουν την αξία της σύμβασης, ώστε η επόμενη αίτηση πληρωμής να τις χρεώνει ως ξεχωριστές γραμμές, με την εργασία που εκτελέστηκε μέχρι σήμερα για κάθε μία, αντί να χάνονται μέσα στις αρχικές γραμμές αντικειμένου.

Γιατί: Μια τροποποίηση θαμμένη στην αρχική γραμμή είναι τροποποίηση που θα υπερασπίζεστε κάθε μήνα μέχρι το τέλος του έργου. Χρεωμένη ως ξεχωριστή γραμμή έναντι της ίδιας της υπογεγραμμένης εντολής τροποποίησης, εγκρίνεται μία φορά και δεν επανέρχεται.