Établir un avenant avec des preuves, pas avec un litige

Consignez l'événement dans la correspondance et envoyez la notification la même semaine, en nommant l'événement et la date où il s'est produit. Vous n'avez pas encore besoin du coût, et l'attendre est la manière la plus courante dont la notification arrive en retard.

Pourquoi: Les marchés américains conditionnent le droit à la notification, pas seulement au paiement. Les conditions générales les plus répandues pour le privé accordent vingt et un jours à compter de la reconnaissance de l'événement, et la clause de modification des marchés fédéraux accorde vingt ou trente jours selon le formulaire. La manquer peut faire disparaître, sur la seule question de date, une réclamation qui aurait sinon été payée.

Établissez l'avenant et rédigez-le comme un écart : ce que les documents du marché exigeaient, ce qui est désormais exigé à la place, et quelle instruction, révision de plan ou condition de chantier l'a fait basculer. Limitez la description à la modification elle-même et laissez le chiffrage à l'étape suivante.

Pourquoi: Une modification décrite pour elle-même se lit comme une demande d'argent supplémentaire. La même modification décrite comme un écart par rapport à un poste de consistance nommé se lit comme un fait, et le débat passe de savoir si c'est une modification à savoir ce qu'elle coûte. C'est là toute la manœuvre.

Rassemblez dans le dossier de preuves les rapports de journal de chantier couvrant les journées concernées, avec l'instruction, la révision de plan et les photographies, et notez ce qui manque afin que ce soit saisi maintenant plutôt que recherché plus tard.

Pourquoi: The gap you find today is one somebody can still fill. The same gap found during the final account is a hole in your case, and the only person who could have closed it left the job in the spring.

Construisez le coût en lignes séparées pour la main-d'œuvre, les matériaux, le matériel, les travaux en sous-traitance et l'encadrement supplémentaire causé par la modification, puis appliquez les pourcentages de frais généraux et de bénéfice fixés par le marché plutôt qu'un chiffre rond.

Pourquoi: Un forfait global appelle une contre-offre forfaitaire globale. Une décomposition ne peut se discuter que ligne par ligne, et la plupart des lignes ne valent pas la peine d'être discutées, si bien que la négociation se resserre sur les une ou deux qui le valent. Là où le marché permet au maître d'ouvrage d'ordonner les travaux avant que le prix soit convenu, cette décomposition est aussi ce à quoi le règlement final sera comparé.

Faites avancer la modification à travers ses étapes jusqu'à la signature, et réglez l'incidence sur les délais dans le même document que l'argent : soit une prolongation convenue, soit une réserve explicite là où le retard ne peut pas encore être évalué.

Pourquoi: Un avenant qui règle le coût et reste muet sur les délais se lit ensuite en général comme ayant réglé les deux. Si l'effet sur le planning n'est pas encore connaissable, le dire dans le document est ce qui garde la question ouverte.

Laissez les avenants signés ajuster le montant du marché, de sorte que la prochaine demande de paiement les facture comme leurs propres lignes, avec les travaux exécutés à ce jour sur chacun, plutôt que de les fondre dans les lignes de consistance d'origine.

Pourquoi: Une modification enfouie dans une ligne d'origine est une modification qui sera remise en question chaque mois jusqu'à la fin du chantier. Facturée comme sa propre ligne contre son propre avenant signé, elle est approuvée une fois et ne revient plus.