Ведите реестр документов на согласование

В разделе согласований зарегистрируйте каждый рабочий чертёж и технический документ и установите срок, к которому нужно получить согласование.

Зачем: Документ, согласованный с опозданием, задерживает заказ, а поздний заказ задерживает работу подрядчика на объекте. Реестр - это то место, где видно приближение проблемы.

В системе управления качеством прикрепите пункт спецификации, по которому проверяется документ.

Зачем: Рецензенту нужна спецификация рядом с документом, иначе согласование - это просто чьё-то мнение. Это также снимает будущие споры о том, что было указано на самом деле.

В переписке направьте документ на рассмотрение и зафиксируйте полученный статус: согласовано, согласовано с замечаниями или отклонено.

Зачем: Полученный статус - это сигнал к заказу или доработке, поэтому его нужно зафиксировать по позиции. Устное согласие не запускает закупку.

В разделе отчётов опубликуйте реестр документов на согласование и выделите всё просроченное, что блокирует закупку.

Зачем: Тем, кто заказывает материалы, нужен один понятный список того, что застряло и почему. Просроченные документы на согласование - это тихая причина срыва графика.