Ведите реестр документов на согласование
Регистрируйте рабочие чертежи и документы на согласование, проверяйте их по спецификации, направляйте на рассмотрение и выявляйте просроченные, пока они не остановили закупку.
Как это работает, шаг за шагом
4 шагов через всю платформу - что делать на каждом и почему это важно.
Зарегистрируйте документы
SubmittalsВ разделе согласований зарегистрируйте каждый рабочий чертёж и технический документ и установите срок, к которому нужно получить согласование.
Зачем: Документ, согласованный с опозданием, задерживает заказ, а поздний заказ задерживает работу подрядчика на объекте. Реестр - это то место, где видно приближение проблемы.
Прикрепите спецификацию
QMSВ системе управления качеством прикрепите пункт спецификации, по которому проверяется документ.
Зачем: Рецензенту нужна спецификация рядом с документом, иначе согласование - это просто чьё-то мнение. Это также снимает будущие споры о том, что было указано на самом деле.
Направьте на рассмотрение
CorrespondenceВ переписке направьте документ на рассмотрение и зафиксируйте полученный статус: согласовано, согласовано с замечаниями или отклонено.
Зачем: Полученный статус - это сигнал к заказу или доработке, поэтому его нужно зафиксировать по позиции. Устное согласие не запускает закупку.
Отчитайтесь о просрочках
ReportsВ разделе отчётов опубликуйте реестр документов на согласование и выделите всё просроченное, что блокирует закупку.
Зачем: Тем, кто заказывает материалы, нужен один понятный список того, что застряло и почему. Просроченные документы на согласование - это тихая причина срыва графика.