إدارة سجل التقديمات

في التقديمات، سجّل كل مخطط تنفيذي وتقديم فني، وحدّد التاريخ المطلوب فيه الاعتماد.

لماذا: التقديم الذي يُعتمد متأخراً يؤخر الطلب، والطلب المتأخر يؤخر التخصص في الموقع. السجل هو حيث ترى ذلك قادماً.

من نظام إدارة الجودة، أرفق بند المواصفات الذي يُقارَن به التقديم.

لماذا: يحتاج المراجِع إلى المواصفات بجانب التقديم، وإلا فالاعتماد مجرد رأي. كما أنه يحسم لاحقاً الجدل حول ما تم اشتراطه فعلاً.

في المراسلات، أصدر التقديم للمراجعة وسجّل الحالة العائدة: معتمد، أو معتمد مع ملاحظات، أو مرفوض.

لماذا: الحالة العائدة هي ما يطلق الطلب أو إعادة التقديم، لذا يجب تسجيلها على البند. الموافقة الشفهية لا تُفرج عن المشتريات.

في التقارير، انشر سجل التقديمات واستخرج أي متأخر يعيق المشتريات.

لماذا: من يطلبون المواد يحتاجون إلى قائمة واحدة واضحة بما هو عالق ولماذا. التقديمات المتأخرة هي السبب الصامت وراء انزلاق البرنامج الزمني.