دفتر روزانه‌ای نگه دارید که در برابر یک ادعا دوام بیاورد

دفتر روزانه کارگاه را باز کنید و امروز را بر پایه روز قبل بسازید. عوامل اجرایی، مناطق و فعالیت‌ها منتقل می‌شوند، بنابراین کار به ویرایش آنچه تغییر کرده تبدیل می‌شود نه بازنویسی کل روز: چه کسی در کدام منطقه بود، چه چیزی تمام شد، چه چیزی متوقف شد.

چرا: فرمی خالی در پایان یک روز طولانی فقط سه کلمه دریافت می‌کند. فرمی که از قبل شبیه دیروز به نظر می‌رسد ویرایش می‌شود، و فرم ویرایش‌شده سابقه واقعی است. این تمام تفاوت میان دفتر روزانه کارگاهی که واقعاً نگهداری می‌شود و دفتری است که فقط روی کاغذ قرارداد وجود دارد.

ساعت‌های روز را در سیستم ثبت زمان کارگاهی روی کد هزینه‌ای که کار در آن انجام شده وارد کنید، و هر ساعتی که به‌صورت هزینه واقعی قابل‌صورتحساب است را جداگانه علامت بزنید، نه به‌عنوان یک قلم ثابت. اگر عوامل اجرایی زمان خود را بین دو منطقه تقسیم کرده‌اند، ساعت‌ها را متناسب تقسیم کنید نه اینکه به منطقه بزرگ‌تر گرد کنید.

چرا: ساعتی که روی یک کد هزینه ثبت می‌شود ساعتی است که بعداً می‌توانید در برابر یک نرخ از آن دفاع کنید. ساعتی که روی یک هفته ثبت می‌شود فقط حقوق‌ودستمزد است و چیز دیگری نیست. وقتی یک تغییر بر اساس کار واقعی انجام‌شده قیمت‌گذاری می‌شود، فقط همین سابقه است که می‌گوید آن کار واقعاً چه بوده.

برای هر ماشین‌آلات در کارگاه، ساعت‌های کار، انتظار و خرابی را ثبت کنید، نه فقط یک علامت حضور. سپس آب‌وهوا را همراه با آنچه مانع شده ثبت کنید: نه فقط اینکه باران می‌بارید، بلکه اینکه کدام بتن‌ریزی لغو شد و کدام عوامل اجرایی متوقف شدند.

چرا: تجهیزات در انتظار هزینه‌ای است که می‌توانید مطالبه کنید، خراب چنین نیست، و فقط سابقه‌ای که همان روز نوشته شده این دو را از هم تفکیک می‌کند. آب‌وهوایی که تنها ثبت شود اثبات می‌کند بد بوده، چیزی که کسی درباره‌اش بحث نمی‌کند؛ آب‌وهوایی که همراه با فعالیتی که متوقف کرده ثبت شود تأخیر را اثبات می‌کند.

دوره را به‌عنوان یک زنجیره از روزها بررسی کنید نه فهرستی از ثبت‌ها، و به هر روز خالی یک دلیل روشن بدهید: آخر هفته، تعطیل رسمی، توقف کار، آب‌وهوا، عدم دسترسی. روزی بدون کار همچنان روزی است که ثبتی می‌گیرد که این را بیان کند.

چرا: گزارش‌دهی ساخت‌وساز فدرال توضیح هر روز تقویمی را می‌خواهد، و روز غایب طوری خوانده می‌شود که انگار دفتر روزانه نگهداری نشده، نه روزی که چیزی رخ نداده. طرف مقابل نیازی به اثبات محتوای خلأ ندارد، فقط باید وجود خلأ را نشان دهد.

در دفتر شواهد ادعا، روزهای مرتبط با یک رویداد را همراه با عکس‌ها، دستورها و مکاتبات همراه در یک بسته گرد هم آورید و طبق ترتیب وقوع مرتب کنید.

چرا: شواهدی که وقتی کارگاه هنوز فعال است جمع‌آوری می‌شود یک ساعت طول می‌کشد. همان شواهد وقتی پس از تعطیلی کارگاه از آرشیو بازسازی می‌شود یک هفته طول می‌کشد و ناقص برمی‌گردد، چون افرادی که می‌دانستند کدام عکس مربوط به کدام روز است جای دیگری رفته‌اند.

از آن بسته یک دستور تغییر بسازید طوری که نیروی کار، تجهیزات و مصالح در آن از ساعت‌های ثبت‌شده و وضعیت‌های تجهیزات نشئت بگیرد، نه از برآوردی که بعد از واقعه ساخته شده.

چرا: عددی که بتوان آن را به یک روز معین، یک عامل اجرایی معین و یک ماشین معین ردیابی کرد بر اساس محتوایش مورد بحث قرار می‌گیرد. عددی که ردیابی‌پذیر نیست به‌عنوان یک موضع چانه‌زنی رفتار می‌شود، و مواضع چانه‌زنی نصف می‌شوند.