נהלו יומן אתר ששורד תביעה

פתחו את יומן האתר ובנו את היום על בסיס היום הקודם. הצוותים, האזורים והפעילויות מועברים הלאה, כך שהעבודה הופכת לעריכת מה שהשתנה במקום להקליד מחדש את כל היום: מי היה באיזה אזור, מה הושלם, מה נעצר.

למה: טופס ריק בסוף יום ארוך מקבל רק שלוש מילים. טופס שכבר נראה כמו אתמול נערך, וטופס ערוך הוא הרשומה האמיתית. זה כל ההבדל בין יומן אתר שבאמת מתנהל ליומן שקיים רק על נייר החוזה.

הזינו את שעות היום במערכת מעקב הזמן בשטח מול קוד העלות שבו בוצעה העבודה, וסמנו בנפרד כל שעה שמחויבת לפי עלות בפועל במקום סעיף קבוע. אם הצוות חילק את זמנו בין שני אזורים, חלקו את השעות בהתאם במקום לעגל לאזור הגדול יותר.

למה: שעות שנרשמות לקוד עלות הן שעות שתוכלו להגן עליהן מאוחר יותר מול תעריף. שעות שנרשמות לשבוע הן רק שכר ותו לא. כששינוי מתומחר לפי העבודה שבוצעה בפועל, רק הרשומה הזו אומרת מה העבודה הזו הייתה באמת.

לכל מכונה באתר, רשמו שעות פעילות, המתנה ותקלה, לא רק סימון נוכחות. אחר כך רשמו את מזג האוויר יחד עם מה שהוא מנע: לא רק שירד גשם, אלא איזה יציקת בטון בוטלה ואיזה צוות נעצר.

למה: ציוד ממתין הוא עלות שאפשר לתבוע, ציוד מקולקל לא, ורק רשומה שנכתבה באותו יום מבחינה בין השניים. מזג אוויר שנרשם לבדו מוכיח שהיה גרוע, דבר שאיש לא חולק עליו; מזג אוויר שנרשם מקושר לפעילות שהוא עצר מוכיח עיכוב.

בדקו את התקופה כשרשרת ימים ולא כרשימת רשומות, ותנו לכל יום ריק סיבה ברורה: סוף שבוע, חג, השבתת עבודה, מזג אוויר, אין גישה. יום ללא עבודה נשאר יום שמקבל רשומה שאומרת זאת.

למה: דיווח הבנייה הפדרלי דורש הסבר לכל יום קלנדרי, ויום חסר נקרא כאילו היומן לא נוהל, לא כיום שלא קרה בו כלום. הצד שכנגד לא צריך להוכיח מה היה בפער, רק שהפער קיים.

במרשם ראיות התביעות, אספו את הימים הקשורים לאירוע לחבילה אחת יחד עם התמונות, ההוראות וההתכתבויות הנלוות, וסדרו אותם לפי סדר ההתרחשות.

למה: ראיות שנאספות בעוד האתר פעיל לוקחות שעה. אותן ראיות כשהן נבנות מחדש מהארכיון אחרי סגירת האתר לוקחות שבוע וחוזרות חסרות, כי מי שידע איזו תמונה שייכת לאיזה יום עבר למקום אחר.

בנו הזמנת שינוי מאותה חבילה כך שהעבודה, הציוד והחומרים בה נובעים מהשעות שנרשמו וממצבי הציוד, לא מהערכה שנוצרת אחרי המעשה.

למה: מספר שניתן לאתר ליום מסוים, לצוות מסוים ולמכונה מסוימת נדון על סמך תוכנו. מספר שלא ניתן לאיתור מתייחסים אליו כעמדת מיקוח, ועמדות מיקוח נחתכות לחצי.