ऐसी दैनिक साइट डायरी रखें जो दावे के सामने टिक सके

साइट डायरी खोलें और पिछले दिन के आधार पर आज का दिन बनाएं। क्रू, क्षेत्र और गतिविधियां आगे बढ़ती हैं, इसलिए काम पूरे दिन को दोबारा टाइप करने के बजाय जो बदला है उसे एडिट करना बन जाता है: कौन किस क्षेत्र में था, क्या पूरा हुआ, क्या रुका।

क्यों: लंबे दिन के अंत में एक खाली फॉर्म को सिर्फ तीन शब्द मिलते हैं। पहले से कल जैसा दिखने वाला फॉर्म एडिट किया जाता है, और एडिट किया गया फॉर्म ही असली रिकॉर्ड है। सचमुच रखी गई साइट डायरी और सिर्फ कॉन्ट्रैक्ट के कागज़ पर मौजूद डायरी में यही पूरा फर्क है।

दिन के घंटे उस कॉस्ट कोड पर फील्ड टाइम ट्रैकिंग सिस्टम में दर्ज करें जिस पर काम किया गया, और टाइम एंड मटीरियल्स के तौर पर बिल की जाने वाली किसी भी घंटे को स्थायी लाइन आइटम के बजाय अलग से चिह्नित करें। अगर क्रू ने अपना समय दो क्षेत्रों में बांटा है, तो बड़े क्षेत्र में गोल करने के बजाय घंटों को उसी अनुपात में बांटें।

क्यों: कॉस्ट कोड पर लॉग किए गए घंटे वे घंटे हैं जिन्हें आप बाद में किसी रेट के सामने बचा सकते हैं। हफ्ते पर लॉग किए गए घंटे सिर्फ पेरोल हैं, और कुछ नहीं। जब किसी बदलाव की कीमत असल में किए गए काम के हिसाब से लगाई जाती है, तो सिर्फ यही रिकॉर्ड बताता है कि वह काम असल में क्या था।

साइट की हर मशीन के लिए, सिर्फ मौजूदगी का निशान लगाने के बजाय रनिंग, वेटिंग और ब्रोकन घंटे लॉग करें। फिर मौसम को उसके साथ दर्ज करें जो उसने रोका: सिर्फ यह नहीं कि बारिश हो रही थी, बल्कि यह कि कौन-सी कंक्रीट पोर रद्द हुई और कौन-सा क्रू रुका।

क्यों: वेटिंग इक्विपमेंट एक ऐसा खर्च है जिसका दावा आप कर सकते हैं, ब्रोकन नहीं, और सिर्फ उसी दिन लिखा गया रिकॉर्ड दोनों में फर्क बताता है। अकेले दर्ज मौसम यह साबित करता है कि मौसम खराब था, जिस पर कोई बहस नहीं करता; जिस गतिविधि को रोका उससे जुड़ा दर्ज मौसम देरी साबित करता है।

उस अवधि की समीक्षा एंट्रीज़ की सूची के बजाय दिनों की श्रृंखला के रूप में करें, और हर खाली दिन को एक स्पष्ट कारण दें: सप्ताहांत, छुट्टी, काम रुकना, मौसम, पहुंच न होना। बिना काम वाला दिन भी वह दिन है जिसे यह बताने वाली एंट्री मिलती है।

क्यों: फेडरल कंस्ट्रक्शन रिपोर्टिंग हर कैलेंडर दिन की व्याख्या मांगती है, और छूटा हुआ दिन ऐसे पढ़ा जाता है जैसे डायरी रखी ही नहीं गई, न कि ऐसे दिन के रूप में जिसमें कुछ नहीं हुआ। विरोधी पक्ष को यह साबित करने की जरूरत नहीं कि गैप में क्या था, बस इतना कि गैप है।

क्लेम एविडेंस रजिस्टर में, किसी घटना से जुड़े दिनों को उसके साथ आने वाली फोटो, निर्देशों और पत्राचार के साथ एक बंडल में इकट्ठा करें, और उन्हें घटने के क्रम में व्यवस्थित करें।

क्यों: साइट अभी भी सक्रिय रहते समय इकट्ठा किया गया साक्ष्य एक घंटा लेता है। साइट बंद होने के बाद आर्काइव से वही साक्ष्य दोबारा बनाने में एक हफ्ता लगता है और यह अधूरा वापस आता है, क्योंकि यह जानने वाले लोग कि कौन-सी फोटो किस दिन की है, कहीं और चले गए हैं।

उस बंडल से एक चेंज ऑर्डर बनाएं ताकि उसमें लेबर, इक्विपमेंट और मटीरियल बाद में बनाए गए अनुमान के बजाय लॉग किए गए घंटों और इक्विपमेंट स्थितियों से निकलें।

क्यों: एक ऐसा नंबर जिसे किसी खास दिन, खास क्रू और खास मशीन तक ट्रेस किया जा सके, उसके सार के आधार पर बहस की जाती है। जिस नंबर को ट्रेस नहीं किया जा सकता उसे एक सौदेबाज़ी की स्थिति माना जाता है, और सौदेबाज़ी की स्थितियां आधी काट दी जाती हैं।