För en platsdagbok som håller för ett krav

Öppna platsdagboken och bygg dagens dag utifrån dagen innan. Lag, områden och aktiviteter förs vidare, så att arbetet blir att redigera det som ändrats istället för att skriva in hela dagen på nytt: vem är på vilket område, vad blev klart, vad stannade upp.

Varför: Ett tomt formulär sent på en lång dag får tre ord. Ett formulär som redan läser som igår blir rättat, och ett rättat formulär är ett riktigt register. Det är hela skillnaden mellan en platsdagbok som faktiskt förs och en som bara finns på papper i kontraktet.

Registrera dagens timmar i tidregistreringen på den kostnadskod arbetet utfördes under, och flagga alla timmar som gick på löpande räkning istället för mot en fastprispost. Om laget delade upp sig på två områden, dela upp timmarna istället för att runda upp till det största.

Varför: Timmar bokförda på en kostnadskod är timmar du senare kan försvara mot en taxa. Timmar bokförda på en vecka är bara löneutbetalning och inget mer. När en ändring prissätts efter faktiskt utfört arbete är detta register det enda som säger vad det arbetet faktiskt var.

För varje maskin på plats ska du registrera timmar i arbete, timmar stillastående och timmar trasig, istället för en enda markering att den fanns på plats. Registrera sedan vädret tillsammans med vad det förhindrade: inte bara att det regnade, utan vilken gjutning som ställdes in och vilket lag som stod still.

Varför: Stillastående utrustning är en kostnad du kan kräva, och trasig utrustning är det inte, och bara ett register skrivet samma dag kan skilja dem åt. Väder registrerat för sig bevisar att vädret var dåligt, vilket ingen bestrider; väder registrerat mot den aktivitet det stoppade bevisar förseningen.

Gå igenom perioden som en rad dagar istället för en lista över poster, och ge tomma dagar en uttrycklig förklaring: helg, helgdag, arbetsstopp, väder, ingen tillgång. En dag utan arbete är fortfarande en dag som får en post som säger det.

Varför: Federal byggrapportering kräver att varje kalenderdag redovisas, och en saknad dag läses som en dagbok som inte fördes, inte som en dag då inget hände. Motparten behöver inte bevisa vad som fanns i det hålet, bara att hålet finns.

Samla i registret över krav-underlag de dagar som gäller en händelse i ett paket tillsammans med bilderna, instruktionerna och korrespondensen som hör till dem, och ordna dem i den ordning de inträffade.

Varför: Underlag insamlat medan platsen fortfarande är i drift tar en timme. Samma underlag återskapat från arkivet efter att platsen stängt tar en vecka och kommer tillbaka ofullständigt, eftersom de personer som visste vilken bild som hörde till vilken dag redan har gått vidare.

Bygg en ändringsorder ur paketet så att arbete, utrustning och material på den kommer från timmar och utrustningstillstånd som redan är bokförda, istället för en uppskattning gjord i efterhand.

Varför: Ett tal som kan spåras till en bestämd dag, ett bestämt lag och en bestämd maskin diskuteras utifrån sina egna meriter. Ett tal som inte kan det behandlas som ett förhandlingsbud, och förhandlingsbud skärs ner till hälften.