Buat buku harian lapangan yang tahan terhadap klaim

Buka buku harian lapangan dan bangun hari ini berdasarkan hari sebelumnya. Tim kerja, area, dan aktivitas dibawa maju, sehingga pekerjaannya menjadi menyunting apa yang berubah, bukan mengetik ulang seluruh hari: siapa di area mana, apa yang selesai, apa yang berhenti.

Mengapa: Formulir kosong di penghujung hari yang panjang hanya mendapat tiga kata. Formulir yang sudah terbaca seperti kemarin justru dikoreksi, dan formulir yang dikoreksi adalah catatan yang sesungguhnya. Itulah seluruh perbedaan antara buku harian lapangan yang benar-benar dijalankan dan yang hanya ada di atas kertas kontrak.

Masukkan jam kerja hari itu ke pencatatan waktu lapangan pada kode biaya tempat pekerjaan dilakukan, dan tandai secara terpisah semua jam yang dihitung berdasarkan waktu aktual, bukan terhadap pos tetap. Jika tim kerja terpecah ke dua area, bagi jamnya sesuai proporsi, jangan membulatkannya ke area yang lebih besar.

Mengapa: Jam yang dicatat pada kode biaya adalah jam yang bisa Anda pertahankan nanti terhadap suatu tarif. Jam yang dicatat pada minggu hanyalah pembayaran gaji dan tidak lebih. Ketika suatu perubahan dihargai berdasarkan pekerjaan yang benar-benar dilakukan, hanya catatan ini yang menyatakan seperti apa pekerjaan itu sebenarnya.

Untuk setiap mesin di lapangan, catat jam bekerja, jam menganggur, dan jam rusak, bukan satu tanda kehadiran saja. Lalu catat cuaca beserta apa yang dicegahnya: bukan hanya bahwa hujan turun, tetapi pengecoran mana yang dibatalkan dan tim kerja mana yang berhenti.

Mengapa: Peralatan yang menganggur adalah biaya yang bisa Anda klaim, sedangkan peralatan yang rusak bukan, dan hanya catatan yang ditulis pada hari yang sama yang bisa membedakan keduanya. Cuaca yang dicatat sendirian membuktikan bahwa cuaca buruk, yang tidak dipersoalkan siapa pun; cuaca yang dicatat terhadap aktivitas yang dihentikannya membuktikan keterlambatan.

Tinjau periode tersebut sebagai rangkaian hari, bukan daftar catatan, dan berikan alasan yang jelas untuk hari-hari kosong: akhir pekan, hari libur, penghentian kerja, cuaca, tidak ada akses. Hari tanpa pekerjaan tetap saja hari yang mendapat catatan yang menyatakan hal itu.

Mengapa: Pelaporan konstruksi federal mensyaratkan setiap hari kalender diperhitungkan, dan hari yang hilang akan terbaca sebagai buku harian yang tidak dijalankan, bukan sebagai hari tanpa kejadian apa pun. Pihak lawan tidak perlu membuktikan apa yang ada di celah itu, cukup bahwa celah itu ada.

Kumpulkan dalam registri bukti klaim hari-hari yang berkaitan dengan satu kejadian ke dalam satu paket, beserta foto, instruksi, dan korespondensi yang menyertainya, lalu urutkan sesuai kejadiannya.

Mengapa: Bukti yang dikumpulkan saat lapangan masih berjalan memakan waktu satu jam. Bukti yang sama yang direkonstruksi dari arsip setelah lapangan ditutup memakan waktu satu minggu dan kembali tidak lengkap, karena orang-orang yang tahu foto mana milik hari mana sudah pindah ke tempat lain.

Susun order perubahan dari paket tersebut sehingga tenaga kerja, peralatan, dan material di dalamnya berasal dari jam dan status peralatan yang sudah dicatat, bukan dari perkiraan yang dibuat belakangan.

Mengapa: Angka yang bisa dilacak sampai hari tertentu, tim kerja tertentu, dan mesin tertentu diperdebatkan berdasarkan substansinya. Angka yang tidak bisa dilacak diperlakukan sebagai posisi tawar, dan posisi tawar dipotong separuh.