クレームに耐えられる現場日報をつける

現場日報を開き、前日を土台に今日を組み立てます。作業員、エリア、作業内容は引き継がれるため、作業は一日全体を打ち直すことではなく、変わった部分を編集することになります。誰がどのエリアにいたか、何が完了したか、何が止まったか。

理由: 長い一日の終わりに白紙のフォームでは三語しか書いてもらえません。すでに昨日のように見えるフォームは編集されます。編集されたフォームこそが本当の記録です。これが、実際に維持されている現場日報と、契約書類の上だけに存在する日報との違いのすべてです。

その日の時間を、作業が行われた原価コードに対して現場時間管理システムに入力し、実費精算で請求可能な時間は固定の項目とは別に印を付けます。作業員が二つのエリアで時間を分けた場合は、大きい方のエリアに丸めるのではなく、その通りに時間を分けます。

理由: 原価コードに記録された時間は、後で単価に対して防御できる時間です。週に記録された時間は単なる給与計算に過ぎません。変更が実際に行われた作業に基づいて価格付けされるとき、その作業が実際に何だったかを語れるのはこの記録だけです。

現場の機械ごとに、存在を示す印だけでなく、稼働・待機・故障の時間を記録します。次に天候を、それが妨げたものとともに記録します。単に雨だったというだけでなく、どの打設が中止になり、どの作業員が止まったかを記します。

理由: 待機している機材は請求できる費用であり、故障した機材はそうではありません。両者を区別できるのは、その日のうちに書かれた記録だけです。単独で記録された天候は天候が悪かったこと、誰も争わない事実を証明します。止まった作業と紐づけて記録された天候は、遅延を証明します。

その期間を記入の一覧ではなく日々の連なりとして見直し、空白の日には明確な理由を付けます。週末、祝日、作業中止、天候、立ち入り不能。作業のない日も、それを記した記入がある日のままです。

理由: 連邦の建設報告は暦日すべての説明を求めており、抜けている日は何も起きなかった日としてではなく、日報が保管されていなかったものとして読まれます。相手方は空白の中身を証明する必要はなく、空白があることだけ示せば済みます。

クレーム証拠台帳で、ある事象に関連する日々を、付随する写真、指示書、やり取りとともに一つの束にまとめ、発生順に並べます。

理由: 現場がまだ稼働している間に集める証拠は一時間で済みます。現場閉鎖後にアーカイブから組み立て直す同じ証拠は一週間かかり、不完全なまま戻ってきます。どの写真がどの日のものか知っている人がすでに他へ移っているからです。

その束から変更指示書を作成し、含まれる労務、機材、資材が、後から作る見積もりではなく、記録された時間と機材の状態から導かれるようにします。

理由: 特定の日、特定の作業員、特定の機械にさかのぼれる数字は、その中身に基づいて議論されます。さかのぼれない数字は交渉上の立場として扱われ、交渉上の立場は半分に削られます。