Før en byggdagbok som tåler et krav

Åpne byggdagboken, og bygg dagen i dag ut fra dagen før. Mannskap, områder og aktiviteter føres videre, slik at arbeidet blir å redigere det som har endret seg, i stedet for å skrive inn hele dagen på nytt: hvem er på hvilket område, hva ble ferdig, hva stoppet opp.

Hvorfor: Et blankt skjema sent på en lang dag får tre ord. Et skjema som allerede leser som i går, blir rettet opp, og et rettet skjema er et ekte register. Det er hele forskjellen på en byggdagbok som faktisk føres, og en som bare finnes på papiret i kontrakten.

Før dagens timer inn i tidsregistreringen på den kostnadskoden arbeidet ble utført under, og merk alle timer som gikk som regning etter medgått tid i stedet for mot en fast post. Hvis mannskapet delte seg på to områder, del timene i stedet for å runde opp til det største.

Hvorfor: Timer bokført på en kostnadskode er timer du senere kan forsvare mot en sats. Timer bokført på en uke er bare lønnsutbetaling og ikke noe mer. Når en endring prissettes etter faktisk medgått arbeid, er dette registeret det eneste som sier hva det arbeidet faktisk var.

For hver maskin på plassen skal du registrere timer i arbeid, timer i ro og timer i stykker, i stedet for ett flagg om at den var til stede. Registrer deretter været sammen med hva det forhindret: ikke bare at det regnet, men hvilken støping som ble avlyst, og hvilket mannskap som sto stille.

Hvorfor: Utstyr i ro er en kostnad du kan kreve, og utstyr i stykker er det ikke, og bare et register skrevet samme dag kan skille mellom dem. Vær registrert alene beviser at været var dårlig, noe ingen bestrider; vær registrert mot aktiviteten det stoppet, beviser forsinkelsen.

Gå gjennom perioden som en rekke dager i stedet for en liste over oppføringer, og gi blanke dager en uttrykkelig begrunnelse: helg, helligdag, arbeidsstans, vær, ingen tilgang. En dag uten arbeid er fortsatt en dag som får en oppføring som sier det.

Hvorfor: Føderal byggerapportering krever at hver kalenderdag er redegjort for, og en manglende dag leses som en dagbok som ikke ble ført, ikke som en dag der ingenting skjedde. Motparten trenger ikke bevise hva som var i det hullet, bare at hullet finnes.

Samle i registeret over kravdokumentasjon dagene som gjelder én hendelse i én pakke sammen med bildene, instruksjonene og korrespondansen som hører til dem, og sett dem i den rekkefølgen de skjedde.

Hvorfor: Dokumentasjon samlet mens plassen fortsatt er i drift, tar en time. Den samme dokumentasjonen gjenskapt fra arkivet etter at plassen er stengt, tar en uke og kommer tilbake ufullstendig, fordi folkene som visste hvilket bilde som hørte til hvilken dag, allerede har dratt videre.

Bygg en endringsordre ut fra pakken slik at arbeid, utstyr og materialer på den kommer fra timer og utstyrstilstander som allerede er bokført, i stedet for et anslag laget i etterpåklokskap.

Hvorfor: Et tall som kan spores til en bestemt dag, et bestemt mannskap og en bestemt maskin, blir diskutert på egne premisser. Et tall som ikke kan det, blir behandlet som et forhandlingsutspill, og forhandlingsutspill blir kuttet i to.