Besvar en RFI

Åpne RFI-en med det faktiske spørsmålet, plasseringen og tegningsreferansen den berører, og en frist satt ut fra når mannskapet når det arbeidet, ikke en vilkårlig uke fram i tid.

Hvorfor: Et diffust spørsmål gir et diffust svar og en ukes forsinkelse. En presis RFI med en reell dato gjør det også mulig å knytte et sent svar til tapt tid hvis det skulle bli aktuelt.

Send den videre til den prosjekterende eller rådgiveren som eier svaret, og hold korrespondansen i én tråd, med det åpne punktet og fristen synlig for alle.

Hvorfor: RFI-er dør stille nederst i en innboks. Å holde videresending, påminnelser og svar i ett synlig spor er det som holder svaret i bevegelse og historikken forsvarbar.

Legg svaret og eventuell erstattet eller revidert tegning til prosjektfilene, koble det til det berørte arbeidet, og lukk RFI-en slik at løkken er sluttet.

Hvorfor: Et svar begravet i en enkelt innboks hjelper ingen ute i felten. En arkivert, lukket RFI er det som hindrer at det samme spørsmålet stilles på nytt neste måned av neste fag.