ตอบ RFI

เปิด RFI พร้อมคำถามจริง ตำแหน่งและแบบอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง และวันที่ต้องการคำตอบซึ่งกำหนดจากเวลาที่ทีมงานจะไปถึงจุดนั้นจริง ไม่ใช่กำหนดเวลาแบบสุ่ม

เหตุผล: คำถามที่คลุมเครือได้คำตอบที่คลุมเครือและความล่าช้าไปหนึ่งสัปดาห์ RFI ที่ชัดเจนพร้อมวันจริงยังเป็นสิ่งที่ใช้เชื่อมโยงคำตอบล่าช้ากับเวลาที่เสียไปได้หากจำเป็น

ส่งต่อไปยังผู้ออกแบบหรือที่ปรึกษาที่ต้องตอบ และเก็บการติดต่อไว้ในสายเดียว โดยให้เห็นรายการที่ยังเปิดอยู่และวันครบกำหนดในที่ที่ทุกคนมองเห็นได้

เหตุผล: RFI มักเงียบหายอยู่ก้นกล่องอีเมล การเก็บการส่งต่อ การเตือน และคำตอบไว้ในสายเดียวที่มองเห็นได้ คือสิ่งที่ทำให้คำตอบเดินหน้าและมีหลักฐานตรวจสอบได้

แนบคำตอบและแบบที่ถูกยกเลิกหรือแก้ไขเข้าไปในไฟล์โครงการ เชื่อมโยงกลับไปยังงานที่ได้รับผลกระทบ แล้วปิด RFI เพื่อจบวงจร

เหตุผล: คำตอบที่ฝังอยู่ในกล่องอีเมลเดียวไม่ช่วยใครที่หน้างานเลย RFI ที่บันทึกและปิดแล้วต่างหากที่ป้องกันไม่ให้คำถามเดิมถูกถามซ้ำอีกในเดือนถัดไปโดยช่างอีกทีม