Tenir un journal de chantier qui résiste à une réclamation

Ouvrez le journal de chantier et créez la journée du jour à partir de la précédente. Les équipes, les zones et les activités se reportent automatiquement, de sorte que le travail consiste à modifier ce qui a changé plutôt qu'à retaper toute la journée : qui est sur quelle zone, ce qui a été fait, ce qui s'est arrêté.

Pourquoi: Un formulaire vierge en fin de longue journée reçoit trois mots. Un formulaire qui lit déjà comme la veille se corrige, et un formulaire corrigé est un vrai dossier. C'est toute la différence entre un journal de chantier réellement tenu et un journal qui n'existe que dans le marché.

Saisissez les heures de la journée dans la feuille de temps de terrain contre le code de coût sur lequel elles ont été travaillées, et marquez à part toute heure relevant de la régie plutôt que du métré. Si une équipe s'est répartie sur deux zones, répartissez les heures au lieu de les arrondir vers la zone la plus grande.

Pourquoi: Des heures imputées sur un code de coût sont des heures que vous pourrez défendre plus tard à un taux donné. Des heures imputées sur une semaine ne sont que de la paie et rien d'autre. Quand une modification est chiffrée sur main-d'œuvre réelle, c'est le seul dossier qui dit ce qu'a réellement été la main-d'œuvre.

Pour chaque engin sur le chantier, enregistrez les heures en service, les heures à l'arrêt et les heures en panne, plutôt qu'une simple mention de sa présence. Enregistrez ensuite la météo avec ce qu'elle a empêché : pas seulement la pluie, mais quel coulage a été annulé et quelle équipe est restée à l'arrêt.

Pourquoi: Le matériel à l'arrêt est un coût que vous pouvez réclamer, le matériel en panne ne l'est pas, et seul le rapport rédigé le jour même peut distinguer les deux. La météo enregistrée seule prouve qu'il a fait mauvais temps, ce que personne ne conteste ; la météo enregistrée en face de l'activité qu'elle a arrêtée, c'est ce qui prouve le retard.

Passez la période en revue comme une suite de journées plutôt que comme une liste de rapports, et donnez aux journées vides un motif explicite : week-end, jour férié, arrêt, intempéries, accès impossible. Une journée sans activité reste une journée qui reçoit un rapport le disant.

Pourquoi: Le reporting fédéral américain exige que chaque jour calendaire soit justifié, et un jour manquant se lit comme un dossier qui n'a pas été tenu plutôt que comme un jour où rien ne s'est passé. La partie adverse n'a pas à prouver ce qui s'est passé dans le trou, seulement que le trou existe.

Dans le registre des preuves de réclamation, réunissez les journées qui concernent un événement en un seul dossier avec les photos, instructions et correspondances qui s'y rapportent, et classez-les dans l'ordre où elles se sont produites.

Pourquoi: Un dossier de preuves monté pendant que le chantier tourne prend une heure. Le même dossier reconstitué à partir d'archives après la fin du chantier prend une semaine et revient incomplet, parce que les gens qui savaient quelle photo se rattachait à quelle journée sont partis depuis.

Établissez l'avenant à partir du dossier, de sorte que la main-d'œuvre, le matériel et les matériaux qui y figurent proviennent des heures et des états du matériel déjà imputés, plutôt que d'une estimation faite après coup.

Pourquoi: Un chiffre qui peut être retracé jusqu'à une journée précise, une équipe précise et un engin précis se discute sur le fond. Un chiffre qui ne le peut pas est traité comme une position de négociation, et les positions de négociation se font diviser par deux.