Контролирайте разходите спрямо бюджета

Вземете съгласуваната остойностена сметка и я фиксирайте като разходен бюджет, разбит по специалности или разходни кодове, така че всеки по-късен ангажимент и фактура да има целеви ред, спрямо който да се измерва.

Защо: Не можете да контролирате разходите без фиксирана линия, спрямо която да ги контролирате, а бюджет, който постоянно се мести, крие преразходите също толкова бързо, колкото се появяват. Заключването на базовия бюджет е това, което кара отклонението да значи нещо.

Осчетоводявайте поръчките и подизпълнителските договори като поет разход, а фактурите и записите от обекта като реален разход, всеки срещу своя бюджетен ред, така че да виждате бюджет, поети и изразходвани средства едно до друго.

Защо: Поетият разход е преразходът, който вече сте подписали, но още не сте платили, и там работите тихо надхвърлят бюджета, преди да пристигне и една фактура. Проследяването му, не само на реалните разходи, е това, което ви дава реално предупреждение.

Направете разходния отчет, показващ бюджета спрямо поетите и реалните разходи с прогнозния окончателен разход по специалности, и отбележете редовете с тенденция към превишаване, така че екипът да действа по тях поименно.

Защо: Преразход, хванат в четвъртия месец, все още може да бъде овладян чрез преработване на обхвата или предоговаряне; същото число, открито при окончателната сметка, е само загуба за обясняване. Ранното отчитане на отклонението е целият смисъл на контрола на разходите.