Kiểm soát chi phí theo ngân sách

Lấy bảng giá đã thống nhất và cố định làm ngân sách chi phí, phân theo nhà thầu phụ hoặc mã chi phí, để mỗi cam kết và hóa đơn sau này đều có một dòng mục tiêu để đối chiếu.

Tại sao: Bạn không thể kiểm soát chi tiêu mà không có một mốc cố định để đối chiếu, và một ngân sách liên tục thay đổi che giấu việc vượt chi ngay khi nó xuất hiện. Cố định ngân sách gốc là điều làm cho một chênh lệch có ý nghĩa.

Ghi đơn đặt hàng và hợp đồng phụ là chi phí đã cam kết, hóa đơn và hồ sơ hiện trường là chi phí thực tế, mỗi khoản đối chiếu với dòng ngân sách của nó, để bạn có thể thấy ngân sách, cam kết và đã chi cạnh nhau.

Tại sao: Chi phí đã cam kết là khoản vượt chi bạn đã ký nhưng chưa trả, và đó là nơi các dự án âm thầm vượt ngân sách trước khi một hóa đơn nào đến. Theo dõi nó, chứ không chỉ chi phí thực tế, là điều mang lại cảnh báo thực sự.

Lập báo cáo chi phí thể hiện ngân sách so với chi phí đã cam kết và thực tế cùng dự báo chi phí cuối cùng theo từng nhà thầu phụ, và đánh dấu các dòng có xu hướng vượt để đội ngũ có thể xử lý đích danh.

Tại sao: Một khoản vượt chi phát hiện ở tháng thứ tư vẫn có thể kiểm soát được bằng cách điều chỉnh phạm vi hoặc đàm phán lại; cùng con số đó phát hiện ở quyết toán cuối cùng chỉ còn là khoản lỗ phải giải trình. Báo cáo chênh lệch sớm chính là mục đích của việc kiểm soát chi phí.