ควบคุมต้นทุนเทียบกับงบประมาณ

นำบัญชีราคาที่ตกลงแล้วมากำหนดเป็นงบประมาณต้นทุน แบ่งตามงานหรือรหัสต้นทุน เพื่อให้ทุกยอดผูกพันและใบแจ้งหนี้ในภายหลังมีรายการเป้าหมายไว้เทียบ

เหตุผล: คุณไม่สามารถควบคุมการใช้จ่ายได้หากไม่มีเส้นตายตัวไว้ควบคุม และงบประมาณที่ยังเลื่อนไปเรื่อย ๆ จะซ่อนการเกินงบได้เร็วเท่าที่มันปรากฏ การล็อกเส้นฐานคือสิ่งที่ทำให้ส่วนต่างมีความหมาย

บันทึกใบสั่งซื้อและสัญญาช่วงเป็นต้นทุนที่ผูกพัน และใบแจ้งหนี้กับบันทึกหน้างานเป็นต้นทุนจริง แต่ละรายการเทียบกับรายการงบประมาณของมัน เพื่อให้เห็นงบประมาณ ยอดผูกพัน และยอดใช้จ่ายเคียงข้างกัน

เหตุผล: ต้นทุนที่ผูกพันคือยอดเกินงบที่คุณลงนามไปแล้วแต่ยังไม่จ่าย และเป็นจุดที่งานมักเกินงบเงียบ ๆ ก่อนที่ใบแจ้งหนี้แม้ใบเดียวจะมาถึง การติดตามมันไม่ใช่แค่ยอดจริง คือสิ่งที่ให้สัญญาณเตือนล่วงหน้าจริง

จัดทำรายงานต้นทุนที่แสดงงบประมาณเทียบกับยอดผูกพันและยอดจริง พร้อมประมาณการต้นทุนสุดท้ายต่อแต่ละงาน แล้วระบุรายการที่มีแนวโน้มเกินให้ทีมงานดำเนินการได้ทันที

เหตุผล: การเกินงบที่พบในเดือนที่สี่ยังสามารถควบคุมได้ด้วยการปรับขอบเขตหรือเจรจาใหม่ ตัวเลขเดียวกันที่พบตอนบัญชีสุดท้ายเป็นเพียงความสูญเสียที่ต้องอธิบาย การรายงานส่วนต่างแต่เนิ่น ๆ คือจุดประสงค์ทั้งหมดของการควบคุมต้นทุน