Kontroluj koszty wobec budżetu

Weź uzgodniony wyceniony przedmiar i ustal go jako budżet kosztowy, podzielony na branże lub kody kosztowe, tak by każde późniejsze zobowiązanie i faktura miały pozycję docelową do porównania.

Dlaczego: Nie da się kontrolować wydatków bez stałej linii odniesienia, a budżet, który wciąż się przesuwa, ukrywa przekroczenia równie szybko, jak się pojawiają. Zablokowanie budżetu bazowego sprawia, że odchylenie coś znaczy.

Księguj zamówienia i podwykonawstwa jako koszt zaangażowany, a faktury i zapisy z budowy jako koszt rzeczywisty, każde wobec swojej pozycji budżetowej, tak by budżet, koszt zaangażowany i wydany były widoczne obok siebie.

Dlaczego: Koszt zaangażowany to przekroczenie, na które już się zgodziłeś, ale jeszcze nie zapłaciłeś, i to on sprawia, że budowa po cichu wychodzi poza budżet, zanim nadejdzie choćby jedna faktura. Śledzenie go, nie tylko kosztów rzeczywistych, daje prawdziwe ostrzeżenie.

Sporządź raport kosztowy pokazujący budżet wobec kosztu zaangażowanego i rzeczywistego z prognozowanym kosztem końcowym dla każdej branży, i oznacz pozycje przekraczające budżet, tak by zespół mógł zareagować adresując je wprost.

Dlaczego: Przekroczenie wykryte w czwartym miesiącu wciąż można opanować przez przebudowę zakresu lub renegocjację; ta sama liczba znaleziona przy rozliczeniu końcowym jest już tylko stratą do wyjaśnienia. Wczesne raportowanie odchylenia to cały sens kontroli kosztów.