Έλεγχος κόστους έναντι προϋπολογισμού

Πάρτε τη συμφωνημένη τιμολογημένη επιμέτρηση και ορίστε την ως τον προϋπολογισμό κόστους, αναλυμένο ανά συνεργείο ή κωδικό κόστους, ώστε κάθε επόμενη δέσμευση και τιμολόγιο να έχει γραμμή-στόχο για σύγκριση.

Γιατί: Δεν μπορείτε να ελέγξετε τη δαπάνη χωρίς σταθερή γραμμή αναφοράς, και ένας προϋπολογισμός που συνεχώς μετακινείται κρύβει τις υπερβάσεις όσο γρήγορα εμφανίζονται. Το κλείδωμα της βάσης είναι αυτό που δίνει νόημα σε μια απόκλιση.

Καταχωρήστε παραγγελίες και υπεργολαβίες ως δεσμευμένο κόστος και τιμολόγια και αρχεία εργοταξίου ως πραγματικό κόστος, το καθένα έναντι της γραμμής προϋπολογισμού του, ώστε να βλέπετε προϋπολογισμό, δεσμευμένο και δαπανημένο δίπλα-δίπλα.

Γιατί: Το δεσμευμένο κόστος είναι η υπέρβαση που έχετε ήδη υπογράψει αλλά δεν έχετε ακόμη πληρώσει, και είναι εκεί που τα έργα ξεπερνούν σιωπηλά τον προϋπολογισμό πριν φτάσει έστω ένα τιμολόγιο. Η παρακολούθησή του, όχι μόνο των πραγματικών, είναι αυτό που σας δίνει πραγματική προειδοποίηση.

Συντάξτε την αναφορά κόστους που δείχνει τον προϋπολογισμό έναντι δεσμευμένου και πραγματικού με το προβλεπόμενο τελικό κόστος ανά συνεργείο, και επισημάνετε ονομαστικά τις γραμμές που τείνουν προς υπέρβαση.

Γιατί: Μια υπέρβαση που εντοπίζεται τον τέταρτο μήνα μπορεί ακόμη να αντιμετωπιστεί με αναδιαμόρφωση αντικειμένου ή επαναδιαπραγμάτευση· ο ίδιος αριθμός στον τελικό λογαριασμό είναι πλέον μόνο μια ζημία προς εξήγηση. Η έγκαιρη αναφορά απόκλισης είναι όλο το νόημα του ελέγχου κόστους.