Съгласуване на извлечение от доставчик

Съберете заедно извлечението на доставчика и собствените си поръчки, записи за доставки и фактури за сметката, така че двете страни на регистъра да са пред вас.

Защо: Не можете да съгласувате това, което не виждате едно до друго. Сглобяването на двата погледа първо е това, което превръща смътно усещане, че сметката е грешна, в сравнение ред по ред.

Съпоставете редовете на извлечението спрямо регистъра си и маркирайте всичко, което не се връзва: фактура, която те показват, а вие не, кредитно известие, което сте очаквали, начисление за върнат товар.

Защо: Разликите са целият смисъл. Извлечение, което съвпада, не изисква работа; именно редовете, които не се връзват, крият надплащането или липсващото кредитно известие, което си струва да гоните.

Доведете всяка разлика до заключение с доставчика: гонете липсващото кредитно известие, оспорете грешното начисление, издайте фактурата, която дължите, докато сметката се изравни до договорена стойност.

Защо: Неразрешена разлика не изчезва, а се натрупва в извлечението за следващия месец. Изчистването на всяка при източника държи сметката чиста и спира малки грешки да станат заплетен спор.

Освободете плащане за съгласуваното салдо, така че да плащате това, което наистина дължите, навреме и нито да надплащате, нито да задържате доставчик заради стойност, която вече е договорена.

Защо: Плащането на чисто, договорено салдо защитава кредитните ви условия и репутацията ви пред доставчика. То също затваря сметката, така че следващото извлечение да започне от стойност, на която двамата вярвате.