مطابقة كشف حساب مورد

اجمع كشف حساب المورد وأوامرك وسجلات توريدك وفواتيرك للحساب، بحيث يكون جانبا الدفتر أمامك.

لماذا: لا تستطيع مطابقة ما لا تراه جنباً إلى جنب. تجميع الرؤيتين أولاً هو ما يحوّل شعوراً غامضاً بخطأ الحساب إلى مقارنة بنداً بنداً.

طابق بنود الكشف مقابل دفترك وأشر إلى كل ما لا يتطابق: فاتورة يظهرونها وأنت لا، ورصيد دائن توقعته، ورسم عن حمولة مُرجَعة.

لماذا: الفروق هي الغاية كلها. الكشف المتطابق لا يحتاج عملاً؛ البنود التي لا تتطابق هي التي تحمل الشحن الزائد أو الرصيد الدائن المفقود الذي يستحق الملاحقة.

عالج كل فرق حتى نتيجة مع المورد: لاحق الرصيد الدائن المفقود، وطعن في الرسم الخاطئ، وأصدر الفاتورة التي تدين بها، حتى يتوازن الحساب إلى رقم متفق عليه.

لماذا: الفرق غير المحلول لا يختفي، بل يتراكم في كشف الشهر التالي. تصفية كل واحد عند المصدر تبقي الحساب نظيفاً وتمنع أخطاء صغيرة من أن تصبح نزاعاً متشابكاً.

أطلق الدفع للرصيد المطابَق، بحيث تدفع ما تدين به حقاً في وقته ولا تفرط في الدفع ولا تعطّل مورداً على رقم أصبح متفقاً عليه.

لماذا: دفع رصيد نظيف متفق عليه يحمي شروط ائتمانك وسمعتك مع المورد. كما يغلق الحساب كي يبدأ الكشف التالي من رقم يثق به الطرفان.