供給者の明細書を照合する

供給者の明細書と、その口座に関する自社の発注、搬入記録、請求書をそろえ、台帳の両側を目の前に並べる。

理由: 並べて見られないものは照合できない。まず両方の見え方をそろえることが、口座がおかしいという漠然とした感覚を1行ごとの比較に変える。

明細書の行を自社の台帳と突き合わせ、合わないものすべてを指摘する。先方が示すが自社にない請求書、期待した値引き、返品した積荷への請求などである。

理由: 差異こそが要点だ。一致する明細書には作業がいらない。過大請求や、追いかける価値のある欠けた値引きを抱えるのは、合わない行だ。

各差異を供給者との間で決着まで進める。欠けた値引きを追い、誤った請求に異議を唱え、自社が負う請求書を起こし、口座が合意した金額に整合するまで進める。

理由: 解消されない差異は消えず、翌月の明細書に積み重なる。各々を発生源で片付けることが、口座をきれいに保ち、小さな誤りがもつれた紛争になるのを防ぐ。

照合した残高の支払を実行し、実際に負う分を期日どおりに払い、払い過ぎもせず、今や合意した金額で供給者を待たせもしないようにする。

理由: きれいで合意した残高を払うことが、支払条件と供給者への信用を守る。また口座を締めるので、次の明細書が双方の信頼する金額から始まる。