Een leveranciersoverzicht verzoenen

Breng het leveranciersoverzicht en je eigen bestellingen, leverrecords en facturen voor de rekening samen, zodat beide zijden van het grootboek voor je liggen.

Waarom: Je kunt niet verzoenen wat je niet naast elkaar kunt zien. Eerst beide kijken samenstellen maakt van een vaag gevoel dat de rekening fout is een regel-voor-regel vergelijking.

Stem de overzichtsregels af tegen je grootboek en markeer alles dat niet klopt: een factuur die zij tonen en jij niet, een creditnota die je verwachtte, kosten voor een geretourneerde vracht.

Waarom: De verschillen zijn het hele punt. Een overzicht dat klopt vergt geen werk; het zijn de regels die niet kloppen die de teveel gefactureerde kosten of de ontbrekende creditnota bevatten die het najagen waard is.

Werk elk verschil tot een conclusie met de leverancier: jaag de ontbrekende creditnota na, betwist de verkeerde kosten, maak de factuur op die je verschuldigd bent, tot de rekening tot een overeengekomen cijfer sluit.

Waarom: Een onopgelost verschil verdwijnt niet, het stapelt op in het overzicht van volgende maand. Elk aan de bron oplossen houdt de rekening schoon en voorkomt dat kleine fouten een verwarde ruzie worden.

Geef betaling vrij voor het verzoende saldo, zodat je betaalt wat je echt verschuldigd bent op tijd en noch te veel betaalt noch een leverancier ophoudt over een cijfer dat nu is overeengekomen.

Waarom: Een schoon, overeengekomen saldo betalen beschermt je kredietvoorwaarden en je reputatie bij de leverancier. Het sluit ook de rekening zodat het volgende overzicht start vanaf een cijfer dat jullie beiden vertrouwen.