Tasaa tarjoukset ja tee hankinnat loppuun

Kirjoita laajuus jokaiselle ammattipaketille, mainiten mitä siihen sisältyy ja mitä siitä on nimenomaisesti suljettu pois, ja kutsu tarjoajat sen pohjalta. Vastaa kysymyksiin yhdessä paikassa, jolloin jokainen tarjoaja saa saman vastauksen samaan aikaan.

Miksi: Tarjoajat, jotka jätetään johtamaan laajuus piirustussarjasta, johtavat sen kukin hieman eri tavalla, eivätkä erot tule esiin ennen tasausta, jolloin niiden ratkaisemiseen ei ole enää aikaa. Kirjallinen laajuus on se, mikä tekee tarjouksista myöhemmin vertailukelpoisia, ja se maksaa tunnin nyt muutostilauksen sijaan syksyllä.

Tuo jokainen tarjous siitä taulukosta, jossa se saapui, ja liitä siihen varaumakirje, jolloin poissulkemiset kulkevat luvun mukana jonkun postilaatikkoon jäämisen sijaan.

Miksi: Tarjoajien pyytäminen muuttamaan jättötapaansa tappaa prosessin juuri sinä päivänä, jolloin se merkitsee eniten. Heidän kohtaamisensa siellä, missä he ovat, ei maksa mitään tarjouspäivänä, mutta kokoaa silti luvut yhteen paikkaan, mikä oli ainoa aidosti vaikea osa.

Aseta tarjoukset rinnakkain kutsuttua laajuutta vasten, merkitse mitä kukin jätti pois, ja hinnoittele jokainen aukko, jolloin vertailu tapahtuu täydellisten laajuuksien välillä otsikkolukujen sijaan.

Miksi: Alhaisin tarjous on usein se, joka jätti eniten pois, eikä se ole epärehellisyyttä, vaan kaksi eri tulkintaa samoista piirustuksista. Aukkojen hinnoittelu tekee kolmesta vertailukelvottomasta luvusta päätöksen, ja se on vaihe, jonka taulukkolaskenta hoitaa huonoiten, koska poissulkemiset elävät kirjeessä ja luvut soluissa.

Rakenna suositus tasatusta vertailusta, mainiten kunkin tarjoajan säädetty kokonaissumma ja syy, miksi valittu valittiin, yhdessä kapasiteetti- ja vakuustarkastusten kanssa siellä, missä paketti sen edellyttää.

Miksi: Julkisissa ja institutionaalisissa hankkeissa perustelun lukee joku, joka ei ollut huoneessa, joskus kuukausia myöhemmin. Sen kirjoittaminen ylös, kun vertailu on edessäsi, vie minuutteja; sen rekonstruoiminen muistista valituksen jälkeen vie päiviä eikä vakuuta ketään.

Muuta valittu tarjous sitoumukseksi viemällä tasattu laajuus ja hinnoitellut aukot aliurakkaan, ja vertaa sidottua arvoa siihen laskennan riviin, josta se tuli.

Miksi: Laajuus, joka on tasattu, on laajuus, joka on valmis hankittavaksi, ja tarjouskirjeestä uudelleenkirjoitettu aliurakka menettää hiljaa ne poissulkemiset, jotka tasaus juuri teki näkyviksi. Sitoumuksen vertaaminen laskelmaan näyttää sinulle myös hankintatuloksen paketeittain, kun voit vielä toimia sen perusteella, sen sijaan että näkisit sen vasta hankkeen lopussa, jolloin se on jo pelkkää historiaa.