Nivelar as propostas e comprar a obra

Escreva o escopo de cada pacote de ofício, listando o que está incluído e o que está explicitamente excluído, e convide os licitantes com base nisso. Responda perguntas em um único lugar para que todo licitante receba a mesma resposta ao mesmo tempo.

Por quê: Licitantes deixados para deduzir o escopo de um conjunto de desenhos vão deduzir, cada um, um escopo ligeiramente diferente, e as diferenças só aparecem no nivelamento, quando não há mais tempo para resolvê-las. Um escopo escrito é o que torna as propostas comparáveis depois, e custa uma hora agora em vez de uma ordem de alteração no outono.

Importe cada proposta da planilha em que ela chegou e anexe a carta de ressalvas junto, de modo que as exclusões viajem junto com o número em vez de ficarem na caixa de entrada de alguém.

Por quê: Pedir aos licitantes que mudem como eles enviam é a forma de matar um processo justamente no dia em que ele mais importa. Encontrá-los onde estão não custa nada no dia da proposta e ainda assim traz os números para um único lugar, que era a única parte de facto difícil.

Coloque as propostas lado a lado contra o escopo convidado, marque o que cada uma excluiu, e traga um preço para cada lacuna para que a comparação seja entre escopos completos em vez de entre números de fachada.

Por quê: A proposta mais baixa é frequentemente a que deixou mais coisas de fora, e isso não é desonestidade, são duas leituras dos mesmos desenhos. Precificar as lacunas transforma três números incomparáveis em uma decisão, e é a etapa que uma planilha lida pior, porque as exclusões vivem em uma carta e os números vivem em células.

Produza a recomendação a partir da comparação nivelada, informando o total ajustado de cada licitante e o motivo pelo qual o selecionado foi escolhido, junto com verificações de capacidade e seguro-garantia onde o pacote justificar.

Por quê: Em obras públicas e institucionais, o raciocínio é lido por alguém que não estava na sala, às vezes meses depois. Escrevê-lo enquanto a comparação está diante de você leva minutos; reconstruí-lo de memória depois de um recurso leva dias e não convence ninguém.

Transforme a proposta selecionada em um compromisso, trazendo o escopo nivelado e as lacunas precificadas para o subcontrato, e compare o valor comprometido com a linha de orçamento de onde ele veio.

Por quê: O escopo que foi nivelado é o escopo que precisa ser comprado, e um subcontrato redigitado a partir da carta de proposta faz desaparecer discretamente as exclusões que o nivelamento acabou de tornar visíveis. Comparar o compromisso com o orçamento também mostra o resultado de compra por pacote enquanto você ainda pode agir sobre ele, em vez de no final da obra, quando já é só história.