Изравнете офертите и изкупете обекта

Опишете обхвата за всеки пакет по занаят, като изброите какво е включено и какво е изрично изключено, и поканете участниците въз основа на това. Отговаряйте на въпросите на едно място, така че всеки участник да получи един и същ отговор по едно и също време.

Защо: Участници, оставени сами да извеждат обхвата от комплект чертежи, ще изведат всеки малко по-различен, а разликите не излизат наяве до изравняването, когато вече няма време за разрешаването им. Писменият обхват е това, което прави офертите сравними по-късно, и струва час сега вместо заповед за промяна наесен.

Импортирайте всяка оферта от таблицата, в която е пристигнала, и приложете писмото с резерви към нея, така че изключенията да пътуват заедно с числото, вместо да остават в нечия пощенска кутия.

Защо: Да искате от участниците да сменят начина си на подаване означава да убиете процеса точно в деня, в който има най-голямо значение. Да ги посрещнете там, където са, не струва нищо в деня на офериране и все пак събира числата на едно място, а това беше единствената наистина трудна част.

Поставете офертите една до друга спрямо поканения обхват, отбележете какво е изключила всяка, и вкарайте цена за всеки пропуск, така че сравнението да е между пълни обхвати, а не между заглавни числа.

Защо: Най-ниската оферта често е тази, която е пропуснала най-много, и това не е нечестност, а две различни прочита на едни и същи чертежи. Остойностяването на пропуските превръща три несравними числа в решение, и това е стъпката, с която таблицата се справя най-зле, защото изключенията живеят в писмо, а числата — в клетки.

Съставете препоръката от изравненото сравнение, като посочите коригирания сбор за всеки участник и причината, поради която е избран избраният, заедно с проверки на капацитета и обезпечението там, където пакетът го оправдава.

Защо: При публични и институционални обекти обосновката се чете от някой, който не е бил в стаята, понякога месеци по-късно. Записването ѝ, докато сравнението е пред вас, отнема минути; възстановяването ѝ по памет след жалба отнема дни и не убеждава никого.

Превърнете избраната оферта в задължение, като пренесете изравнения обхват и остойностените пропуски в подизпълнителския договор, и сравнете обвързаната стойност с перото от сметката, от което е произлязла.

Защо: Обхватът, който е изравнен, е обхватът, който трябва да се изкупи, а подизпълнителски договор, препечатан от офертното писмо, тихо изпуска изключенията, които изравняването току-що направи видими. Сравнението на задължението със сметката ви показва и резултата от изкупуването за всеки пакет, докато все още можете да реагирате, вместо в края на обекта, когато вече е само история.